В ГУП «ТЭК СПб» расширили функциональность СЭД: о новом веб-клиенте, интеграции с чат-ботом в Telegram и других улучшениях

Компания «Диджитал Дизайн» более 8 лет сотрудничает с ГУП «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» в проектах по автоматизации бизнес-процессов. Сегодня почти 3000 сотрудников предприятия используют СЭД CSP-класса на платформе Docsvision для работы с договорами, кадровыми приказами, доверенностями, заявками и конкурсной документацией. Весной 2022 года специалисты «Диджитал Дизайн» завершили работы по развитию функциональности СЭД, а в октябре этого же года проект стал победителем конкурса и премии «Лучший ЭДО России и СНГ 2022» в номинации «Лучший ЭДО в корпоративном управлении».

В ходе проекта была обновлена платформа Docsvision до актуальной версии 5.5.4, а также настроена актуальная версия веб-клиента Docsvision 16.

Среди проведенных работ: комплексное обновление интерфейса и рабочего стола веб-клиента, а также области отображения карточек; запуск новой функциональности просмотра файлов; настройка конструктора отчетов, реализация механизма подписания ЭП на мобильных устройствах и др. Интерфейс системы поддерживает работу с различными веб-браузерами, а также обладает адаптивной версткой, позволяющей использовать полный, в том числе новый, функционал системы на любых мобильных устройствах.

По итогам выполненных работ на главном экране сотрудника в графическом виде доступна информация о количестве документов, находящихся на контроле. Стала удобнее и работа с карточками документов: можно отмечать статус их прочтения, выполнять с ними массовые операции, а также управлять различными типами группировок, например, многоуровневыми. Помимо этого, появилась возможность отображения архивных карточек документов в представлении в соответствующей папке.

Ещё один новый инструмент в системе – конструктор отчётов, необходимый для эффективной работы с документами в различных разрезах и представлениях. Конструктор позволяет строить отчёты и выполнять поиск необходимых для них данных на основе любых параметров, привязанных к документам, сохранять пользовательские отчеты внутри системы и выгружать их в Excel или в PDF.

В рамках проекта также был создан интегрированный с системой электронного документооборота чат-бот в Telegram, благодаря которому сотрудники могут оперативно получать уведомления о новых задачах без входа в электронную почту или Docsvision.

При выполнении работ по развитию системы был реализован пилотный проект по внедрению функциональности автоматического расписания резолюций на базе технологий машинного обучения. Технология работает следующим образом: сотрудник загружает отсканированный документ в созданную в ручном режиме карточку входящего документа. При загрузке происходит автоматическое распознавание текста загруженного документа и создание на его основе проекта карточки резолюции по этому документу. Нейросеть дозаполняет поля в резолюции, а именно подбирает исполнителя и сопроводительный текст. Данная технология позволяет упростить процесс поиска нужного контента в системе, сократить время на распределение задач и увеличить скорость ответа на входящие документы.

При обновлении СЭД была поставлена цель не просто улучшить её функциональность, но и повысить производительность. Для этого специалисты «Диджитал Дизайн» выполнили вытеснение файлов из базы данных, в результате чего оперативная и архивные базы данных уменьшились в три раза. Это позволило снизить стоимость хранения документов, упростить процесс регламентного обслуживания системы и увеличить ее производительность.

Генеральный директор ГУП «ТЭК СПб» Иван Болтенков о проекте:

«Особое внимание было уделено удобству взаимодействия сотрудников предприятия с СЭД. В результате выполненных работ ТЭК получил систему класса CSP (Content Service Platform). На данный момент она является высшей ступенью в эволюции корпоративных систем, которая позволяет создавать самые разнообразные интегрированные между собой решения от классического делопроизводства до организации полноценного цифрового управления и сложных бизнес-процессов по обработке структурированных данных. Но на этом мы не остановимся – в обозримом будущем продолжим совершенствоваться в области внедрения технологий искусственного интеллекта».

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Диджитал Дизайн, ЭДО