В любую погоду ECM/BPM-системы поддержат непрерывность бизнес-процессов. Итоги Docsvision Day 2020
2020 год резко изменил рабочую среду, выдернув всех из офисов на удалённую работу и в онлайн-пространство. Это не временное явление, скорее, это проявление тренда, который вырос по экспоненте за пару месяцев. Был ли готов к этому бизнес, точнее, его организационные структуры и процессы? Как перестроиться и оставаться эффективными в новом привычном удалённом или гибридном форматах? Эти и другие вопросы были в центре внимания участников конференции Docsvision Day 2020. Мероприятие прошло в онлайн-формате 14 и 15 октября, объединив 200 участников.
В меняющихся условиях работы компаниям становится критически важно переводить процессы на безбумажные технологии. Уже нет возможности зайти в отдел кадров и написать заявление на отпуск. Производственный вопрос, который в офисе сотрудники могли обсудить за 10 минут у рабочего стола, перерастает в километровую переписку в почте или чатах длиною в рабочий день. Поддержать безбумажные процессы как внутри организации, так и с контрагентами позволяют ECM/BPM-системы, интегрированные в ИТ-ландшафт. По мнению Кирилла Стогова, главного ИТ-архитектора Петербургского метрополитена, российские системы этого класса уже давно опередили западные.
«Уровень развития российских ECM соответствует или превосходит зарубежные системы, поэтому в этой области нет даже смысла говорить про импортозамещение»
Требования к ECM-системам меняются
Стремительный переход на удалённую работу подсветил реальные потребности в функциях ECM/BMP-систем. В первую очередь, это возможность поддержать бизнес-процессы на удалёнке и организовать безбумажный обмен документами внутри компании и с её внешним окружением. Клиенты Docsvision отмечают, что интеграция системы с другими ИТ-решениями и операторами ЭДО значительно повышает эффективность работы.
Роботизация, искусственный интеллект и облака – эти темы скорее хайповые на рынке ИТ. Однако, эти тренды тоже отражены в функционале ECM/BPM-систем. Например, компания ABBYY представила решение, которое позволяет анализировать процессы и данные, в том числе из ECM-систем с помощью технологии Process Mining. Технология Process Mining моделирует процессы в том виде, как они реально протекают в компании, не опираясь на описания людей или их искажённое восприятие.
«Интеллектуальный поиск уже стал стандартной функцией для ECM-платформ, в частности, в Docsvision»
Требования клиентов и пользователей к ECM/BPM-системам изменились незначительно. При этом функциональные возможности для работы удалённых сотрудников и поддержки непрерывных бизнес-процессов в организации в 2020 г. вышли в топ-лист.
Диаграмма составлена на основе ответов о приоритетных задачах ECM от участников конференции Docsvsision Day 2020
Docsvision меняется и отвечает на бизнес-запросы
Чтобы отвечать потребностям пользователей в стабильной работе и масштабировании, поддерживать высокую скорость работы при большом объёме данных, платформа Docsvision постоянно меняется и развивается. Новая версия Docsvision доступна с 30 октября. Нововведения и планы развития представил Сергей Пуцин, руководитель департамента развития продукта.
Вслед за обновлением платформы компания «ДоксВижн» представила обновления web-клиента. Отвечая тренду и запросу на доступ к данным с мобильных устройств или удалённых рабочих мест, компания «ДоксВижн» развивала это решение как полнофункциональное зеркало традиционного клиента для ПК. В результате сегодня в большинстве проектов web-клиент является основным рабочим местом. Ольга Карачева, старший бизнес-аналитик, рассказала о том, что изменится в функционале новой версии web-клиента.
Платформа Docsvision позволяет автоматизировать различные процессы в организации, сделать порядок работы прозрачным и повысить исполнительскую дисциплину. Алексей Рождественский продемонстрировал функциональность решения на примере согласования договора в единой системе с несколькими участниками.
Ускорить процесс согласования договора и работу с контрагентами позволяют дополнительные внешние сервисы, интегрированные с системой Docsvision. СКБ Контур, лидер по разработке подобных решений, представила функции, которые могут применяться в рамках ECM-системы: автоматическая проверка благонадёжности контрагентов или обмен юридически значимыми документами.
Ещё одна сфера применение ECM-системы – это создание единого электронного архива документов. Подобное решение позволяет предоставить доступ к документам удалённым сотрудникам, отказаться от физических помещений для хранений бумажных документов и оперативно предоставлять документы по запросу контролируемых органов. Также электронный архив может быть часть программного комплекса для компаний, участвующих в программе налогового мониторинга.
Если же кто-то из контрагентов не готов отказаться от бумажного документооборота, то современные решения позволяют оперативно сканировать документы для передачи их в электронный архив и дальнейшей обработки в организации. О том, как различные российские компании решали вопросы оперативного доступа к бумажным документам, рассказал Антон Фролов из Fujitsu.
Что говорят клиенты Docsvision
Своим опытом использования платформы Docsvision поделились представители компаний «Группа «ГАЗ», AGC и ГУП «Петербургский метрополитен».
Компания AGC изготавливает, обрабатывает и реализует плоское стекло для строительной и автомобильной отраслей, а также для солнечной энергетики и отрасли высоких технологий. Внедрение системы на базе Docsvision было реализовано в конце 2018 года. Цифровая трансформация позволила Группе компаний AGC выйти на новый уровень управления задачами и работы с документами. О развитии системы и запросах бизнеса рассказала Ирина Лазарева, руководитель отдела по учету расчетов с контрагентами и казначейских операций и инициатор проекта. По её наблюдениям, все пользователи корпоративных систем делятся на три группы:
- Креативные генераторы предлагают улучшения и нововведения, но их всего 15%
- Ответственные исполнители составляют большинство – 80%, и чётко следуют правилам и новым инструкциям
- Занятые иногда скептически относятся к нововведениям и задают вопросы, направленные на улучшение процесса. Их всего 5%.
Ирина советует любить и ценить всех пользователей системы.
Петербургский метрополитен с помощью платформы Docsvision не только автоматизирует документооборот, но и организовывает хранение разнообразных документов в организации. В частности, Кирилл Стогов, ИТ-архитектор организации, рассказал, что система позволила организовать доступ к технической документации и бухгалтерским документам для различных служб и подразделений.
«Группа «ГАЗ» - крупнейший производитель коммерческого транспорта России. Организация использует платформу Docsvision для организации документооборота внутри компаний, входящих в состав предприятия, и между ними. Елена Панкратова, главный специалист-руководитель проекта, рассказала, как система интегрирована с другими внутренними системами, например, с ERP и 1С:ЗУП. В результате в едином окне проходит согласование бюджетов и юридически значимых документов. В перспективе планируется настроить безбумажный обмен документами между всеми компаниями группы. Интересно, что в системе работает 8 000 человек. Миграция на новую версию платформы Docsvision 5.5 заняла один день, чтобы не останавливать работу компаний.
Клиенты Docsvision стали форсировать цифровую трансформацию бизнеса. Компании активнее переходят на безбумажный обмен документами с контрагентами, отказываются от бумажного согласования и подписаний внутри компании. Удаленная работа указала на узкие места в процессах, например, кадровое делопроизводство, которое было поставлено на паузу в первые дни карантина и вынужденной удаленной работы. Появилась потребность организовать доступ к данным, создать единые хранилища документов и сделать более прозрачными процессы, чтобы контролировать сотрудников.
Платформа Docsvision позволяет организовать обмен данными внутри всей компании или группы подразделений, автоматизировать и контролировать регламенты, открыть доступ к документам для сотрудников, наладить безбумажный обмен данными, организовать единый электронный архив, анализировать и повышать эффективность процессов.
Тематики: Интеграция, Маркетинг
Ключевые слова: Docsvision, мероприятия, ДоксВижн