В международном холдинге RD Group внедрена СЭД EOS for SharePoint
В конце июля текущего года в московском офисе международного холдинга RD Group была запущена в промышленную эксплуатацию система управления корпоративным контентом, интегрированная в общую IT-инфраструктуру компании. Система реализована на базе СЭД EOS for SharePoint, разработанной ЭОС, а исполнителем проекта является партнер ЭОС ООО «Юниксофт». Проект включает работы по автоматизации офисного документооборота и архива, бизнес-процессов согласования различных групп документов, управления совещаниями, разработку и внедрение модуля интеграции с 1C, а также ряда других модулей, учитывающих специфические потребности заказчика.
EOS for SharePoint в RD Group: новое качество работы с документами
Холдинг RD Group осуществляет деятельность в трех ключевых направлениях – инвестиции, строительство и управление коммерческой и жилой недвижимостью премиум-класса в России и мире. Компаниями, входящими в холдинг, реализовано множество крупных проектов, в числе которых – деловой квартал «Романов двор» (Москва), элитная резиденция «Долина Роз» (Люксембург), международная школа UWC Dilijan College (Армения) и другие.
Проект автоматизации документооборота в RD Group является комплексным – он охватывает не только обработку переписки и организационно-распорядительной документации, но и иные бизнес-процессы. В качестве главных целей проекта, таким образом, заказчик обозначил следующие:
· создание единого информационного пространства для компаний, входящих в холдинг;
· оптимизация бизнес-процессов;
· обеспечение контроля и анализа статистики бизнес-процессов;
· автоматизация документооборота;
· обеспечение технологических возможностей для оперативного поиска и хранение информации.
Концепция проекта предусматривает рассмотрение системы документооборота в качестве единого интерфейса для доступа к различным группам корпоративных документов – от входящей, исходящей корреспонденции и ОРД до договоров, заявок и реестров на оплату. Внедрение СЭД EOS for SharePoint в RD Group решает одновременно несколько задач:
· создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения, и организация взаимодействия между ними на новом уровне управленческих коммуникаций;
· комплексная автоматизация работы с документами, включая процессы создания, передачи, совместной работы, согласования, публикации, хранения и уничтожения документов, а также организации контроля исполнения;
· внедрение единых технологических принципов учета и обработки документов;
· формирование на базе СЭД единого информационного пространства, в котором обеспечиваются процессы совместной работы с документами на качественно новом уровне.
Автоматизация бизнес-процессов работы с документами
Кроме серверной и пользовательских лицензий на систему EOS for SharePoint, заказчиком приобретены дополнительные опции и подсистемы: «Управление совещаниями», «Сканирование», «ЭП и шифрование», а также комплект ПО для работы руководящего состава компании на мобильных устройствах – 7 лицензий на мобильное приложение iEOS (для iPAD) и столько же лицензий на опцию «ЭП для iEOS».
Всего на данном этапе автоматизирована работа с 6 группами документов: входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, организационно-распорядительная документация, внутренняя документация, договор, заявки на оплату. Для последних 5 групп настроены бизнес-процессы согласования проектов документов в электронном виде. Особенностью, обусловленной сложной структурой холдинга, являются разветвленные маршруты согласования многих документов. Так, бизнес-процесс по согласованию договоров включает 14 этапов!
В рамках проекта также автоматизирован учет документов, хранящихся в архиве. В системе создана база данных для учета размещения физических единиц хранения (архивных дел) с указанием места размещения дела в архиве – номера хранилища, стеллажа, полки, папки и т.д.
Дополнительные модули и индивидуальные доработки
Параллельно с основным проектом внедрения СЭД был завершен проект по разработке модуля интеграции 1С и EOS for SharePoint. Данный модуль позволяет передавать информацию об изменении и создании объектов из SharePoint в 1С и из 1С в ShareРoint. Совокупность частей модуля решает следующие задачи:
· создание заявки на оплату из EOS for SharePoint в 1С;
· обновление статуса заявки на оплату в EOS for SharePoint из 1С;
· создание реестра на оплату в 1С;
· обновление полей заявки на оплату по данным из 1С;
· создание договора из EOS for SharePoint в 1С.
Также по просьбе заказчика разработаны и внедрены ряд дополнительных модулей:
1. Модуль по штрихкодированию. Он позволяет присваивать уникальный номер (штрих-код) каждому регистрируемому в системе документу, тем самым расширяя функциональность стандартной нумерации документов в EOS for SharePoint.
2. Автозаполнение поля из справочника. Модуль позволяет автоматизировать заполнение полей подстановки определенными значениями из справочника.
3. Реестр заявок на оплату. Модуль предоставляет возможность формирования и согласования реестров заявок в табличной форме. Сотрудник, отвечающий за формирование реестров, создает реестр и заполняет поле «Список заявок», выбирая заявки, подходящие по определенным критериям. Затем реестр отправляется на согласование.
4. Удаление дубликатов задач согласования. Модуль позволяет избежать двойного согласования проектов документов в рабочем процессе «Совместная работа» в EOS for SharePoint. Обработчик событий удаляет или исполняет задачу совместной работы в случае, если задача подготовки или согласования проекта документа была уже ранее исполнена пользователем в рамках текущей итерации процесса.
Кроме разработки дополнительных модулей, в рамках проекта изменен интерфейс единого рабочего места пользователя, в котором добавлены дополнительные поисковые поля; настроены автозаполняемые шаблоны (например, для исходящего письма); разработана дополнительная отчетная форма (сводка по поручениям). Также в рамках проекта специалисты компании «Юниксофт» провели обучение персонала заказчика.
В настоящее время система работает в штатном режиме. Ведутся работы в части развития модуля интеграции с 1С с целью полной автоматизации реестра платежей компании. Также согласовываются работы по дальнейшему совершенствованию участка автоматизации архива документов.
Таким образом, в результате внедрения EOS for SharePoint в холдинге RD Group создана единая информационная среда для совместной работы пользователей, функционирование которой обеспечено базовыми возможностями системы, дополнительными подсистемами, модулями и ее интеграцией со сторонними продуктами. В системе автоматизированы документально ориентированные бизнес-процессы, а также реализована концепция единой точки доступа к любым корпоративным информационным ресурсам и сторонним приложениям через пользовательское рабочее место в СЭД.
Напомним, что система EOS for SharePoint на сегодняшний момент является самым популярным на российском рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. К числу причин, по которой клиенты выбирают EOS for SharePoint, относятся не только богатый функционал сразу «из коробки», но и возможность интеграции с любыми сторонними приложениями и доработки процессов под индивидуальные потребности любого заказчика. Система востребована крупными холдингами и компаниями со сложным документооборотом, разнообразными бизнес-процессами, разветвленной структурой. Примерами таких компаний, ранее внедривших EOS for SharePoint, являются ОАО «Калужский двигатель», ГК «Термекс», Группа строительных компаний «ВИС», Московская Пивоваренная Компания, ряд крупных банков и др.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот