В Правительстве города Севастополя внедрена импортонезависимая СЭД CompanyMedia 5

В Правительстве Севастополя внедрена и запущена в промышленную эксплуатацию импортонезависимая система электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia 5. Во всех структурных подразделениях правительства осуществляется полностью электронный документооборот с использованием мобильных рабочих мест, поддержкой электронной подписи и МЭДО 2.7.

С момента присоединения полуострова Крым и города героя Севастополь к Российской Федерации, в государственных организациях города Севастополь остро встал вопрос отказа от использования западного программного обеспечения и перехода на отечественное ПО, в том числе отечественную СЭД. Правительство Российской Федерации установило срок до 2020 года, в течение которого органы государственной власти должны  перейти на отечественное программное обеспечение. Для выполнения этих требований в части автоматизации документооборота, в Правительстве Севастополя было принято решение о внедрении отечественной СЭД на основе свободного ПО. На тот момент в Правительстве Севастополя использовалась старая версия системы Дело (компании ЭОС), для работы которой требовалось программное обеспечение Microsoft, и которая не  соответствовала требованиям импортонезависимости. Кроме того, эта версия СЭД Дело имела ограниченную функциональность.  Новая система должна обеспечивать независимость от западного программного обеспечения и позволять вести весь документооборот в электронном виде.

Проект внедрения СЭД  инициировался губернатором города Севастополя Овсянниковым Дмитрием Владимировичем (в то время исполняющим обязанности губернатора). Ранее Дмитрий Владимирович работал в министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, в котором документооборот автоматизирован и вся документация ведется в электронном виде. Хорошо понимая все преимущества электронного документооборота, Дмитрий Владимирович решил перенести этот опыт в Правительство Севастополя. В системе Дело, которая использовалась в правительстве города, производился только учет и регистрация входящих документов, а непосредственная работа со всеми документами велась исключительно на бумажном носителе, включая пересылку документов из одного структурного подразделения в другое.  Следует отметить, что структурные подразделения Правительства Севастополя сильно разбросаны по городу и обычная пересылка документов занимала очень длительное время.  Новый губернатор поставил задачу - внедрить систему в самые короткие сроки.

Для выбора системы электронного документооборота и исполнителя работ по внедрению Правительством Севастополя было разработано техническое задание и проведен государственный тендер. Заявки на участие в открытом конкурсе подали ведущие отечественные разработчики СЭД -  ЭОС (СЭД Дело), ИнтерТраст (CompanyMedia) и компания Амбрелла.  По результату рассмотрения заявок тендерной комиссией победителем стала компания ИнтерТраст (система CompanyMedia), по причине наилучшего соответствия техническому заданию тендера. Система CompanyMedia 5 является полностью импортонезависимой, разработана на базе свободного программного обеспечения (СПО). В системе развитая функциональность, а компания разработчик «ИнтерТраст» имеет богатый опыт реализации масштабных проектов. Кроме того, у компании ИнтерТраст к тому моменту уже был реальный опыт внедрения импортонезависимой СЭД CompanyMedia 5  в ряде российских организаций, в том числе в Правительстве Новосибирской области. 

Внедрение началось  в августе 2016 года и проводилось в несколько этапов. На  первом этапе,  который завершился  в конце 2016 года, проводилось пилотное внедрение. На втором этапе, захватившем первую половину 2017 года – тиражирование системы на все органы государственной власти (ОГВ) города Севастополь. В рамках проекта, также было необходимо осуществить миграцию данных из старой системы. Пилотный проект охватывал следующие подразделения Правительства:  управление секретариата делопроизводства и контроля Правительства Севастополя, Главное управление информатизации и связи, губернатора и заместителей губернатора, а также по одному рабочему месту в каждом ОГВ. Основной целью пилотного проекта была  регистрация в новой системе всех документов, поступающих на имя губернатора и заместителей губернатора, передача этих документов в электронном виде для рассмотрения губернатору и его заместителям, рассмотрение этих документов и  электронная рассылка во все ОГВ.  Также в рамках пилотного проекта  система отдельно разворачивалась в главном управлении информатизации и связи для того, чтобы изучить систему и отработать все функциональные  требования по работе с документами внутри ОГВ. По результатам проведения пилотного проекта все поставленные цели  были достигнуты.

На втором этапе, процесс тиражирования был разбит на несколько очередей внедрения, исходя из объема документооборота подключаемых подразделений. Чтобы уложиться в сжатые сроки, тиражирование проводилось совместно со специалистами главного управления информатизации и связи города Севастополя. В месяц к системе подключалось  5,6 организаций - 500-600 рабочих мест. В рамках подключения специалисты центра обучения компании ИнтерТраст проводили комплексное обучение пользователей. Процесс внедрения осложнялся  тем, что в Правительстве не существовало единой защищенной сети передачи данных, она строилась параллельно проекту внедрения. Специалисты ГУИСа формировали сеть, модернизировали рабочие места, оснащали их орг. техникой  для работы с электронными документами. После этого устанавливалась и настраивалась система, проводилось обучение сотрудников. Весь процесс тиражирования был проведен в сжатые сроки, в период с марта по июнь 2017 года.

Функциональность системы

В системе реализован следующий функционал – делопроизводство, подготовка внутренних и организационно-распорядительных документов в электронном виде с применением электронной подписи, обработка обращений граждан, работа с поручениями руководства разных уровней. Поддерживается МЭДО 2.7. Автоматизирована работа с государственными контрактами.

Проведена интеграция с порталом администрации Севастополя в части передачи обращений граждан из личного кабинета в систему CompanyMedia 5 и отправки в личный кабинет заявителей информации о том, где и каким образом исполнено обращение гражданина.

1 июля 2017 года система была переведена в промышленную эксплуатацию. На текущий момент в системе активно работают 2250 пользователей. Губернатор, заместители губернатора и  руководители ИОГВ работают только на мобильных рабочих местах, все остальные сотрудники работают в веб-интерфейсе. По результатам проекта кардинально сократилось время доставки документов в структурные подразделения Правительства Севастополя. Переход на СПО позволил и полностью исключить лицензионные отчисления, отказаться от использования западного программного обеспечения,  минимизировать риски в области информационной безопасности и сформировать дополнительный спрос на услуги разработчиков СПО.

Начальник отдела развития и обеспечения информатизации Главного управления информатизации и связи города Севастополя, Чугунов Андрей Анатольевич: «С учетом тех реалий, которые существуют в Российской Федерации, особенно касающихся полуострова Крым – система CompanyMedia является передовой и оптимальной. На момент внедрения, ни одна из других СЭД не могла похвастаться возможностью работы в окружении импортонезависмых СПО компонентов на серверном и на пользовательском уровнях. CompanyMedia в настоящее время единственная система электронного документооборота, которая позволяет реализовать полноценное импортозамещение и  минимизировать как внутренние риски - нарушение требований Правительства РФ в  сфере импортозамещения, так и внешние риски - запрет на поставки ПО, прекращение обслуживания, утечки информации, порча или внешнее воздействие. Система совместима с широким набором инфраструктурных продуктов и не тормозит задачи комплексного перехода на импортонезависимые решения. »

Дальнейшее развитие системы будет проводиться в двух направлениях:

1. Дальнейшее тиражирование системы на муниципальные образования и подведомственные учреждения.
2. Функциональное развитие.

В части функционального развития на ближайшую перспективу, можно выделить разработку и внедрение взаимодействия с  ССТУ, переход на новый гост электронной подписи, который должен вступить в силу в 2019 году, а также различные функциональные доработки по требованиям Правительства Севастополя , улучшающие оперативность и скорость работы пользователей с электронными документами в системе.

Опубликовал: Игорь Плотников (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, внедрение