Всероссийский центр карантина растений перевел обработку всех филиальных отчетов в ELMA BPM

Всероссийский центр карантина растений (ВНИИКР) автоматизировал в ELMA формирование отчетных документов от региональных филиалов и регистрацию событий безопасности.

ВНИИКР используют BPM-систему ELMA для управления деловыми процессами и документооборотом с 2016 года. За это время организация навела порядок в основных процессах учреждения и повысила исполнительскую дисциплину. Подробнее о внедрении системы читайте в истории успеха на нашем сайте. В 2018-2019 годах центр продолжил развитие и расширение функционала платформы. Помимо уточнения ряда бизнес-процессов учреждения и создания новых, был развернут модуль регистрации событий безопасности, а также автоматизирован процесс сбора ежемесячных производственных отчетов от филиалов учреждения.

Какие задачи решает модуль регистрации событий безопасности:

• позволяет производить аудит действий пользователей в системе;
• отслеживает обращения к документам и работу с ними;
• получает информацию о входах в личный кабинет.

Сформированные данные позволяют администраторам системы принимать решения об уточнении прав доступа пользователей, а иногда и блокировки их учетной записи на время служебной проверки. В настоящее время в системе активно работают 853 сотрудника, в том числе предоставлен доступ сотрудникам Россельхознадзора к различной нормативно-справочной информации по карантинным вредным организмам.

В рамках модернизации системы электронного документооборота центр произвел автоматизацию процесса сбора ежемесячных производственных отчетов. ВНИИКР имеет филиальные учреждения в 25 регионах Российской Федерации, каждое из которых в течение месяца предоставляет до 11 отчетных форм, предусмотренных приказом Россельхознадзора, и содержащих информацию о производственной деятельности в области фитосанитарного надзора и контроля. Внедрение процесса сбора отчетов позволяет в онлайн-режиме получить информацию о состоянии и сроках представления отчетов филиалами.

Как реализован процесс отчетности:

• Процесс запускается согласно расписанию планировщика автоматически.
• Директорами филиалов распределяются задачи исполнителям по заполнению отчетов.
• В установленные сроки исполнителями вносятся данные. Реализован механизм связанных отчетов и контроля правильности их заполнения.
• Отчеты подписываются электронной подписью руководителем или замещающим его сотрудником.
• Формируется единое электронное хранилище производственных данных с возможностью предоставления информации внешним системам.

Ранее полученные отчеты сводились сотрудниками информационно-аналитического отдела Центра при помощи редакторов таблиц для последующего представления в Россельхознадзор. Данная работа выполнялась в течение не менее 3 рабочих дней. В текущей реализации, используя настройки и фильтры, можно получить сводные данные в различных срезах, просмотреть и распечатать сводные данные или выгрузить их в формат для редактирования. Время выполнения задачи формирования сводного отчета по определенной форме сократилось до нескольких минут.

ВНИИКР продолжает автоматизировать внутренние процессы, в ближайших планах осуществить визуализацию в онлайн-режиме данных электронного хранилища отчетов в виде графиков, гистограмм и диаграмм.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, BPM-системы, ELMA