Автоматизация документооборота корпоративных закупок в компании «Монтажпромстрой» на базе решения M-Files

FTS Russia внедрила СЭД M-Files в компании «Монтажпромстрой». На первом этапе, который стартовал в начале 2014 года, была автоматизирована работа с поставщиками, заказами на закупку и заявками на оплату. Второй этап включал интеграцию решения на основе M-Files c ERP-системой Deltek Maconomy и с бухгалтерской системой «1С». Проект завершился в середине 2014 года. В настоящее время в системе работают как менеджеры заказчика по закупкам, так и сотрудники, отвечающие непосредственно за материально-техническое снабжение конкретных строительных объектов – всего порядка 50 сотрудников. Интегратор оценивает данный проект как один из самых интересных и сложных ECM-проектов, выполненных FTS в 2014 году - как в плане технической реализации, так и с точки зрения бизнес-процессов, которые были автоматизированы при помощи системы.

О заказчике

Строительная компания «Монтажпромстрой» основана в 1999 году и оказывает услуги по строительству, реконструкции, ремонту и проектированию зданий и сооружений любой степени сложности; имеет собственное производство по изготовлению стальных и алюминиевых конструкций, изделий из дерева и ПВХ и систем вентиляции; оказывает услуги по выполнению функций генерального подрядчика и осуществлению функций заказчика-застройщика.

Об исполнителе

FTS - международная консалтинговая компания в сфере автоматизации бизнес-процессов, основанная в 1994 году. Компания имеет штаб-квартиру в Голландии и офисы в Восточной Европе, России и странах СНГ. Решения FTS сфокусированы в сферах CRM, ERP, управления документооборотом и бизнес-процессами. Компания FTS является партнером ведущих мировых производителей программного обеспечения для управления предприятием, таких как Microsoft, Deltek Maconomy и M-Files и успешно работает с 250 клиентами в 14 странах мира.

Предпосылки проекта

Быстрый рост компании «Монтажпромстрой» на протяжении последних лет, связанный с увеличением количества проектов, объема выполняемых работ и численности персонала, предъявил новые, повышенные требования к информационной системе управления бизнес-процессами. Новая информационная система должна была обеспечить повышение эффективности управления в результате сокращения затрат на выполнение бизнес-процессов, повышение прозрачности бизнес-процессов предприятия, а также качественную информацию для руководителей всех уровней, необходимую для принятия управленческих решений.

После изучения потребностей в автоматизации и согласования с представителями основных подразделений компании, руководство «Монтажпромстрой» определило в качестве первоочередных задач реализацию ИТ-инструментов управления закупками товаров и услуг для строительных проектов и для внутренних нужд организации, а также информационное обеспечение документального и финансового сопровождения закупок, учета и контроля расходования денежных средств.

Выбор был остановлен на M-Files как на мощной, но в тоже время простой в использовании системе электронного документооборота. Решение предлагает полный набор инструментов для управления контентом, включая быстрый полнотекстовый поиск, отслеживание версий, разграничение прав доступа пользователей, автоматизацию бизнес-процессов с возможностью применения электронной подписи, поддержку отсканированных бумажных документов с системой оптического распознавания текста (OCR), интеграцию с электронной почтой, ERP и CRM- системами, веб-доступ и мобильный доступ. В качестве интегратора была приглашена компания FTS Russia, которая обладает 20-летним успешным опытом автоматизации бизнес-процессов компаний с проектной организацией деятельности.

Ход проекта

Процесс внедрения системы автоматизации бизнес-процессов и документооборота в компании осуществляется поэтапно. На первом этапе, который стартовал в начале 2014 года, была автоматизирована работа с поставщиками, заказами на закупку и заявками на оплату. Это позволило поставить под строгий контроль расходование денежных средств как для строительных проектов, так и для административно-хозяйственной деятельности компании, а также сильно облегчило процесс планирования расходов и движения денежных средств.

Процесс закупок в компании «Монтажпромстрой»

В рамках первого этапа проекта специалистами консалтинговой компании FTS было внедрено решение на основе ECM-системы M-Files со следующими функциональными возможностями:

• формирование заказов на закупку и заявок на оплату с привязкой к центрам затрат и статьям бюджета, согласование заказов  и заявок уполномоченными лицами;
• управление процессом выбора оптимального поставщика;
• регистрация информации о поставщиках;
• создание и согласование договоров с поставщиками;
• хранение истории закупок - заявок, предложений, заказов, договоров и их одобрений;
• возможность получения статистики и отчетов по закупкам и оплатам.

В системе было реализовано создание и согласование заявок на закупку материалов, товаров и услуг для производственной и для административно-хозяйственной деятельности компании. Доступ к созданию заявок был открыт как сотрудникам, работающим в офисе, так и сотрудникам, находящимся на строительных объектах компании.

Утверждение заявок было реализовано по заранее настроенным цепочкам согласования: ответственные сотрудники получают автоматические уведомления о представленных на утверждение заявках, а на основе утвержденных заявок на закупку формируются заказы поставщикам и заявки на оплату, которые также проходят процедуру согласования в системе.

Утверждение заявок на оплату в ECM-системе M-Files

Утвержденные заявки на оплату передаются в бухгалтерскую программу «1С» в виде платежных поручений для отправки в банк. Проведенные оплаты по заявкам загружаются из «1С» в систему закупок.

Решение было также интегрировано с используемой в компании ERP-системой Maconomy в части ведения справочников поставщиков и проектов, учета движения товарно-материальных ценностей и денежных средств, контроля бюджетов проектов и административных расходов.

В системе управления закупками была реализована поддержка автоматического создания задач для выполнения ответственными сотрудниками, а также формирования уведомлений по электронной почте.

Таким образом, второй этап включал интеграцию решения на основе M-Files c ERP-системой Deltek Maconomy и с бухгалтерской системой «1С». Проект завершился в середине 2014 года. Все работы проводились в центральном офисе заказчика в Москве.

Результаты проекта

В настоящее время в системе закупок компании «Монтажпромстрой» работают как менеджеры по закупкам, так и сотрудники, отвечающие непосредственно за материально-техническое снабжение конкретных строительных объектов – всего порядка 50 сотрудников. Сотрудники оценили удобство получения в системе информации об утверждении их заявок, о статусе поставок и оплат, ведь раньше для получения подобной информации им приходилось совершать множество телефонных звонков и вести активную электронную переписку.

Система доступна для работы посредством любого устройства (настольные и портативные компьютеры, планшеты, смартфоны). Удаленный доступ к системе оказался удобен для мобильных сотрудников, работающих на различных строительных площадках компании. Данное решение позволило увеличить оперативность снабжения строительных объектов необходимыми материально-техническими ресурсами.

Мобильный доступ к ЕСМ-системе M-Files

Вопрос безопасности данных при работе удаленных пользователей был решен за счет ограничения их доступа к информации в системе (они могут работать только со своими заявками), а также за счет использования защищенного протокола HTTPS.

Использование системы управления закупками на основе M-Files позволит компании «Монтажпромстрой» добиться дополнительных преимуществ, среди которых:

• Экономия времени и повышение эффективности процесса закупок – сокращение ручных операций с бумажными документами, автоматизированный процесс согласования, автоматическое формирование закупочных документов;
• Четкий контроль расходов – обязательное утверждение расходов, автоматическая проверка бюджета, встроенный процесс проведения тендера для выбора оптимального предложения;
• Увеличение прозрачности закупок и лучшее соответствие корпоративным правилам - настройка процессов согласования закупок и шаблонов закупочных документов в соответствие с корпоративными стандартами, автоматизированный контроль за соблюдением правил, полная история закупок и одобрений.

Руководство компании «Монтажпромстрой» считает инвестиции в ИТ-систему вполне оправданными, поскольку применение современных ИТ-технологий позволяет значительно улучшить оперативность и точность управления, а также повысить прозрачность бизнеса для топ-менеджмента и владельцев компании. Приблизительная сумма инвестиций в проект составила около 1 млн. рублей, окупаются такие проекты, по данным FTS Russia, менее чем за 1 год.

«Внедрение M-Files в компании «Монтажпромстрой» - один из самых интересных и сложных ECM-проектов, выполненных FTS в 2014 году, как в плане технической реализации, так и с точки зрения бизнес-процессов, которые были автоматизированы при помощи системы», - комментирует директор по развитию FTS Russia Светлин Савов.

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов

В планах – дальнейшее развитие используемых ИТ-систем и автоматизация таких участков, как планирование и учет работ по строительным проектам, управление материально-техническими ресурсами и другие. Дальнейшие работы планируется проводить совместно с FTS.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: M-Files