CompanyMedia – универсальный инструмент для работы с документами администрации Тарусского района

В июле 2019 года специалисты администрации Тарусского района начали работать в системе электронного документооборота. Это помогло снять многие проблемы, связанные с ведением бумажного документооборота, а главное – значительно сэкономить время и финансовые вложения в процесс обработки документов. В рамках пилотного проекта была автоматизирована обработка всех внутренних, входящих и исходящих документов, обращений граждан. Ведется архив всех документов. Для главы администрации и заместителей настроены мобильные рабочие места. В планах - тиражирование системы на подведомственные организации и приобретение модуля управления проектами.

Предпосылки проекта

До середины 2019 года вся работа с документами в администрации Тарусского района велась на бумажных носителях. Это создавало сложность при поиске нужных документов, в процессе многократного копирования происходило дублирование документов, отсутствовали инструменты оперативного контроля исполнения, ведение такого документооборота было весьма затратно.

В январе 2019 года новым руководителем района был назначен Руслан Владимирович Смоленский, им была начата работа по переводу всех органов местного самоуправления Тарусского района на полную автоматизацию документооборота.

Проект планировался как мультизадачный: благодаря использованию средств автоматизации предполагалось решить вопросы оперативного реагирования на поручения вышестоящих органов, постановки задач исполнителям, подписания документов и многие другие.

Пилотный проект внедрения импортонезависимой системы электронного документооборота CompanyMedia был реализован в сжатые сроки. На его разработку и запуск системы в эксплуатацию ушло не более двух месяцев. 

Параметры проекта:

Импортонезависимая СЭД CompanyMedia на 100 пользователей.

Функционал:

• Делопроизводство,
• Обращения граждан,
• Организационно-распорядительные документы,
• Мобильные решения,
• Электронная подпись.
• И др.

Подробнее о том, как возник и развивался этот проект, и какие изменения он внес в повседневную деятельность сотрудников администрации, рассказывает глава администрации Тарусского района Руслан Смоленский.

Глава администрации Тарусского района Руслан Смоленский

– Руслан Владимирович, как обстояли дела с документооборотом до реализации проекта внедрения СЭД CompanyMedia?

– Мой рабочий день начинался и заканчивался огромными стопками бумажных документов. Техническая работа с документами «съедала» огромную долю рабочего времени - более трех часов ежедневно. Я знал, что существуют различные электронные сервисы и системы, которые могли бы помочь решить эту проблему. Нужно было найти современный универсальный инструмент для работы с документами. Таким инструментом и стала система электронного документооборота.

– Какие требования предъявлялись при выборе системы электронного документооборота? Почему именно CompanyMedia?

– Основные требования - уход от бумажного документооборота, сокращение времени согласования документа, возможность ведения архива. Важными задачами были обеспечение оперативного контроля исполнения, автоматизация обращения граждан, организация юридически значимого документооборота, возможность удаленной работы, а также соответствие требованиям Правительства РФ по импортозамещению. Конечно, это должно было быть отечественное программное обеспечение, удобное и современное, хорошо зарекомендовавшее себя в ходе аналогичных проектов в госструктурах. Система CompanyMedia удовлетворяла всем перечисленным требованиям.

– Расскажите подробнее о ходе проекта. Как распределялись зоны ответственности между ИТ-отделом администрации, сотрудниками, отвечающими за методику документооборота и специалистами компании-разработчика?

– Администрация района организовала несколько встреч между специалистами компании-разработчика и сотрудниками администрации. На этих встречах были намечены основные мероприятия, оценены потребности технической составляющей. По итогам встреч был составлен и согласован план мероприятий по внедрению системы CompanyMedia.

Были проведены необходимые технические мероприятия: сотрудники компании-разработчика настроили серверное оборудование, ИТ-специалисты администрации - рабочие места пользователей.

У нас небольшой штат специалистов. Поэтому функции ИТ, организационно-контрольной и кадровой работы выполняют сотрудники одного отдела. Они разработали всю нормативную базу по работе с различными видами документов. Были приняты регламенты работы с входящими и исходящими документами, обращениями граждан, организационно-распорядительными документами, собрана необходимая информация для настроек программы. Системный администратор прошел обучение в компании «ИнтерТраст».

На этапе внедрения нагрузка на сотрудников ИТ-отдела администрации значительно возросла. Первое время им приходилось постоянно консультировать своих коллег, пользователей СЭД, по телефону и непосредственно на рабочих местах. Ситуация стабилизировалась после того, как пользователи приобрели навыки работы в программе.

Сейчас сотрудники ИТ-отдела в основном занимаются администрированием программы, выявляют ошибки, а также продолжают консультировать работников администрации в сложных вопросах.

– Как приняли новую систему сотрудники администрации, задействованные в делопроизводстве? Сколько сейчас в системе пользователей и как компания-разработчик помогала им в адаптации к работе в новой системе?

– Сотрудники, чья деятельность связана с делопроизводством, с интересом встретили новую систему. Ее внедрению в промышленную эксплуатацию предшествовал тестовый период, в течение которого сотрудники опробовали весь функционал системы. Это помогло нивелировать страх перед новшеством и помочь адаптироваться.

На период внедрения компания-разработчик направила в администрацию своего представителя для обучения персонала. Сейчас, как я уже говорил, сопровождением пользователей в системе электронного документооборота занимаются сотрудники ИТ-отдела администрации.

В настоящее время в системе зарегистрировано около 100 пользователей. Автоматизация документооборота коснулась всех: как руководителей, так и специалистов.

Все возникающие проблемы мы очень оперативно решаем с помощью специальных сервисов (запросов). С помощью данного сервиса мы делаем запрос разработчикам, описываем ситуацию и очень оперативно получаем от компании «ИнтерТраст» конкретные рекомендации.

– Насколько изменилась работа с документами в администрации? В каких процессах делопроизводства удалось достичь экономии времени и материальных ресурсов?

– С вводом системы в эксплуатацию, конечно же, существенно сократилось время прохождения документов от их регистрации до поступления на исполнение входящих документов, от создания ответа на документ (поручения), его подписания и регистрации до отправки адресатам. Значительно упростился процесс согласования документов: сотруднику не нужно ходить по кабинетам и собирать подписи, можно согласовывать документ с любым количеством лиц непосредственно на рабочем месте. Стало очень удобно искать документы, прослеживать их «историю», осуществлять контроль исполнения документов и резолюций. Появилась возможность ознакомления с необходимыми документами в автоматизированном режиме.

Также система позволяет осуществлять автоматизированную выгрузку информации по обращениям граждан на портал ССТУ.РФ в соответствии с Указом Президента РФ № 171 от 17.04.2017 г. Это снижает затраты рабочего времени при заполнении форм отчетности, ранее данная работа осуществлялась в ручном режиме.

Значительно сократить время принятия решения по документу руководителям помогают планшеты. Компания-разработчик помогла установить на них мобильные рабочие места (МРМ). Теперь и я сам, и мои заместители можем просматривать поступающую корреспонденцию, даже находясь за пределами администрации - в любом месте, где есть подключение к сети Интернет.

Безопасность обеспечивается разграничением прав доступа к информации на основе должностных инструкций каждого сотрудника. Вход в программу выполняется с применением уникальных логина и пароля. Информация хранится на сервере администрации, а не на рабочих местах пользователей СЭД.

Благодаря внедренной системе удалось достичь значительной экономии за счет сокращения расходов на печать документов: приобретение бумаги и расходных материалов для принтеров. При этом количество обрабатываемых документов возросло.

Для примера: в 2018 году было закуплено и израсходовано 564 пачки бумаги, в 2019 году – 312, в 2020 году – только 204.

Аналогичная динамика зафиксирована и по расходным материалам для принтеров и копировальной техники.

– Как развивается СЭД в администрации Тарусского района в настоящее время?

– В 2020 году администрация приобрела модуль CompanyMedia, позволяющий работать с электронно-цифровой подписью. Таким образом, реализован механизм создания юридически значимого электронного документа. ЭП используется мной и моими заместителями. Всего этот функционал настроен на пяти рабочих местах. Со временем это позволит практически исключить бумажный документооборот внутри организации.

Безусловно, что поработав в этой программе, мы уже хотим большего. В 2022 году планируется тиражирование системы на подведомственные организации, а в перспективе - приобретение модуля управления проектами и других решений, которые предлагает нам разработчик СЭД CompanyMedia.

Администрация Тарусского района старается соответствовать современным требованиям в области цифровой трансформации, стремится идти в ногу со временем, а внедрение всех этих решений поможет нам выйти на новый технологический уровень и не отставать от общероссийского тренда на цифровизацию.

– Большое спасибо за беседу!

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ИнтерТраст