Электронный архив первичной бухгалтерской документации «КОМОС ГРУПП» на базе ЭЛАР Саперион: динамичная история с продолжением

В компании «КОМОС ГРУПП» внедрен электронный архив первичной бухгалтерской документации на базе ЕСМ-платформы ЭЛАР Саперион. Созданный архив является единым хранилищем 840 тыс. документов и позволяет легко ориентироваться в большом объеме данных. Реализация проекта позволила «КОМОС-ГРУПП» оптимизировать процессы бухгалтерского учета и финансового контроля. Была упрощена процедура подбора материалов для налоговой отчетности и сокращены временные затраты на подготовку ответов по требованиям налоговых и других проверяющих органов. Кроме того, работа с электронными копиями обеспечила сохранность бумажных документов.

О заказчике

Группа компания «КОМОС ГРУПП» объединяет предприятия агропромышленного сектора, занятые производством и переработкой продуктов питания на территории Удмуртии и Пермского края. Головной офис организации находится в Ижевске. Продукция холдинга реализуется в 61 регионе РФ и в странах ближнего зарубежья и удостоена наград конкурса «100 лучших товаров России-2013».

Головной офис ООО «КОМОС ГРУПП»

Об исполнителе

Корпорация ЭЛАР - крупнейшее в Европе специализированное предприятие по созданию, комплексному оснащению и наполнению электронных архивов, внедрению передовой техники, информационных технологий и решений. ЭЛАР обладает более чем 20-летним опытом выполнения объемных и сложных проектов национального масштаба. В ходе их реализации производственные подразделения корпорации перевели в форматы электронных баз данных и архивов около 1/2 млрд бумажных и микрографических документов.

Предпосылки проекта

В ЭЛАР вспоминают: относительно недавно (еще в 2007 году) сканы бухгалтерских документов нельзя было считать юридически значимыми, а законодательства, позволяющего хозяйствующим субъектам обмениваться первичными документами бухгалтерского учета в электронном виде с контрагентами, еще не существовало. Но с потребностью перевести бухгалтерию на электронные рельсы бизнес уже справлялся, поскольку компании нуждались в документационном подтверждении финансовых потоков, исключив из этого процесса бумагу.

С 2010 года в России было принято большое количество законодательных актов, которые позволяют отказаться от бумаги в сфере бухгалтерского учета. «Появилась легитимная возможность перейти на электронные документы. Но возможность – не значит обязанность. Бумажные бухгалтерские документы никто не отменял, и перед бизнесом, в том числе в «КОМОС ГРУПП», встала задача – унифицировать методы обработки и учета бумажных и электронных документов. Но если «первичка» на бумаге хранится традиционным способом (документы собираются в папки, а папки стоят в шкафу), то, создавая аналогичную файловую структуру для электронной документации, есть риск ее утратить или исказить. Ни одна служба информационной безопасности не позволит хранить «первичку» на компьютере бухгалтера или выделенном файловом сервере. Нужен другой «шкаф» с надлежащей структурой хранения, возможностями быстрого поиска документов, формирования подборок, их быстрой печати, функциями защиты и  гарантиями обеспечивать документам аутентичность. Он должен быть интегрированным с инфраструктурой оператора электронного документооборота и учетными системами компании. Собственно, электронные архивы первичной бухгалтерской документации и есть такой шкаф-робот для бухгалтерских документов», - говорят в ЭЛАР.

В результате в агрохолдинге «КОМОС ГРУПП» было принято решение унифицировать обработку документов с помощью цифрового хранилища: привести документы «к общему знаменателю» - перевести их в электронный вид. Электронный архив первичной бухгалтерской документации было решено развернуть на базе ЕСМ-платформы ЭЛАР Саперион.

Ход проекта

Система электронного архива на программном обеспечении ЭЛАР Саперион была внедрена в «КОМОС ГРУПП» в конце 2014 года менее чем за месяц. Решение позволило в короткие сроки перейти от бумажной документации к цифровым копиям документов, обеспечило возможность оптимизации процессов бухгалтерского учета и финансового контроля в холдинге. Также была упрощена процедура подбора материалов для налоговой отчетности и сокращены временные затраты на подготовку ответов по требованиям проверяющих органов – благодаря реализации корпорацией ЭЛАР дополнительного функционала платформы ЭЛАР Саперион.

Централизованное хранилище системы было развернуто в головном офисе «КОМОС ГРУПП» в Ижевске. Объектами автоматизации стали Управляющая компания,  филиал ООО «КОМОС ГРУПП» «Торговая компания», ОАО «МИЛКОМ» и ООО «Птицефабрика Вараксино».

Электронный архив «КОМОС ГРУПП» на базе ЭЛАР Саперион был интегрирован с учетными системами компании – Axapta–2009, КАС «Бизнес Люкс», а также СЭД Directum, позволяя бухгалтерам «КОМОС ГРУПП» работать в привычном программном интерфейсе и решать задачи, извлекая графические образы документов из электронного архива.

Движение документов в «КОМОС ГРУПП»

Итоги проекта

В настоящее время в системе электронного архива «КОМОС ГРУПП» содержится 840 000 документов, и со временем это количество будет только расти.

Специалисты подразделений «КОМОС ГРУПП» получили возможность производить бухгалтерские операции на основании цифровых копий документов, заменивших бумажные массивы. Поступающие в компанию бумажные документы оцифровываются, индексируются и загружаются в электронный архив. Каждый документ имеет уникальный штрих-код, используемый для однозначной идентификации в системе и исполнения в рамках последующих интеграционных процессов. Исходящим документам штрих-коды присваиваются при создании документа в корпоративной учетной системе, а в дальнейшем в электронном архиве на основании этого штрих-кода происходит извлечение атрибутов документа для заполнения учетной карточки.

В хранилище скан-образы привязаны к электронным регистрационным карточкам, содержащим информацию о документе, его расположении и всех произведенных в нем изменениях. Доступ к документам архива дифференцирован в зависимости от статуса пользователя. В системе определены четыре пользовательские роли: администратор, оператор ввода, бухгалтер, клиент поиска и просмотра.

Компания получила возможность существенно сократить расходы на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных документов и, прежде всего, счетов-фактур, а также время на доставку, регистрацию и согласование документов. В «КОМОС-ГРУПП» теперь есть возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами – поиск, загрузка, сверка, согласование, отслеживать их движение.

«С момента внедрения электронного архива повысился уровень системы внутреннего контроля входящей первичной документации за счет двухуровневой проверки входящих документов оператором ввода и, непосредственно, бухгалтером, а также за счет интеграции системы с СЭД Directum значительно повысилась оперативность реагирования на выявленные ошибки входящей первичной документации», - сообщает ведущий программист отдела ИТ «КОМОС ГРУПП» Александр Найденов.

Создание и ведение электронного депозитария «первички» при взаимодействии с контролирующими органами позволяет бухгалтеру по нужной проводке в учетной системе сформировать подборку документов по заданным аналитическим признакам (периоду, контрагенту), просмотреть копии документов непосредственно из учетной бухгалтерской системы; распечатать комплект необходимой документации или записать на компакт-диск. То есть, исключается ручной труд, нет опасений, что документ попадет не на свое место после копирования, работа ведется в привычной бухгалтерской системе без освоения нового продукта.

«Развитый дополнительный функционал автоматической подборки документации для ФНС позволил существенно снизить время на подготовку документов в ответ на запросы от налоговых органов. Ранее, чтобы найти документы на запрос, необходимо было найти папки с запрашиваемыми документами (а они могли быть в архиве). Затем в папке отыскать необходимые документы, откопировать их, заверить каждый документ («верно», подпись, расшифровка подписи, печать), отсканировать в формате PDF и оформить опись. Объем потраченного времени на подборку документов в бумажном виде зависел от запроса налогового органа. На сегодняшний день все достаточно просто. Заходим в электронный архив,  ставим необходимые фильтры в соответствии с запросом и нажимаем клавишу «выгрузить в налоговый орган». В сети автоматически формируется папка с выгруженными документами (заверенными и в формате PDF) и описью этих документов», - рассказывает заместитель главного бухгалтера по бухгалтерскому учету «КОМОС ГРУПП» Наташа Кашина.

«Помимо сокращения сроков подготовки к налоговым проверкам, исключены риски штрафных санкций со стороны налоговой за предоставление неполной информации. «КОМОС ГРУПП» обеспечен инструментом оперативного реагирования на запросы контролирующих органов», - добавляет руководитель проектов ЭЛАР Дмитрий Князев.

Перспективы проекта

В дальнейшем планируется развить функционал «Статистики» работы каждого сотрудника «КОМОС ГРУПП» с системой электронного архива с последующим включением показателей в систему KPI, успешно функционирующей внутри холдинга для повышения мотивации сотрудников.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: ЭЛАР, Электронные архивы