EOS for SharePoint в RD Group: от переписки и согласования договоров до управления совещаниями и автоматизации платежей16.10.2015
В московском офисе международного холдинга RD Group запущена ЕСМ-система на базе СЭД EOS for SharePoint. В ходе проекта были автоматизированы офисный документооборот и архив, бизнес-процессы согласования различных групп документов, управление совещаниями. Кроме серверной и пользовательских лицензий на систему EOS for SharePoint, заказчиком приобретены дополнительные опции и подсистемы: «Управление совещаниями», «Сканирование», «ЭП и шифрование», а также комплект ПО для работы руководящего состава компании на мобильных устройствах. Особенностями проекта стали разработка и внедрение модуля интеграции с «1C» и ряда других модулей, учитывающих специфические потребности заказчика. Исполнителем проекта выступил партнер компании ЭОС, разработчика EOS for SharePoint - ООО «Юниксофт». О заказчике
Эксклюзивная торговая галерея «Времена года» - один из объектов RD Group Об исполнителе
Цели проекта Проект автоматизации документооборота в RD Group является комплексным – он охватывает не только обработку переписки и организационно-распорядительной документации, но и иные бизнес-процессы. В качестве главных целей проекта, таким образом, заказчик обозначил следующие:
Концепция проекта предусматривает рассмотрение системы документооборота в качестве единого интерфейса для доступа к различным группам корпоративных документов – от входящей, исходящей корреспонденции и ОРД до договоров, заявок и реестров на оплату. О решении Для реализации данного проекта выбрана система EOS for SharePoint (разработчик – компания ЭОС), которая на сегодняшний момент является самым популярным на российском рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. К числу причин, по которой клиенты выбирают EOS for SharePoint, относятся не только богатый функционал сразу «из коробки», но и возможность интеграции с любыми сторонними приложениями и доработки процессов под индивидуальные потребности любого заказчика. Система востребована крупными холдингами и компаниями со сложным документооборотом, разнообразными бизнес-процессами, разветвленной структурой. Примерами таких компаний, ранее внедривших EOS for SharePoint, являются ОАО «Калужский двигатель», ГК «Термекс», Группа строительных компаний «ВИС», Московская Пивоваренная Компания, ряд крупных банков и др.
EOS for SharePoint - самая популярная СЭД на SharePoint в России Ход проекта Внедрение СЭД EOS for SharePoint в RD Group было направлено на решение одновременно нескольких задач:
Кроме серверной и пользовательских лицензий на систему EOS for SharePoint, заказчиком приобретены дополнительные опции и подсистемы: «Управление совещаниями», «Сканирование», «ЭП и шифрование», а также комплект ПО для работы руководящего состава компании на мобильных устройствах – 7 лицензий на мобильное приложение iEOS (для iPAD) и столько же лицензий на опцию «ЭП для iEOS». Всего на данном этапе автоматизирована работа с 6 группами документов: входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, организационно-распорядительная документация, внутренняя документация, договор, заявки на оплату. Для последних 5 групп настроены бизнес-процессы согласования проектов документов в электронном виде. Особенностью, обусловленной сложной структурой холдинга, являются разветвленные маршруты согласования многих документов. Так, бизнес-процесс по согласованию договоров включает 14 этапов. В рамках проекта также автоматизирован учет документов, хранящихся в архиве. В системе создана база данных для учета размещения физических единиц хранения (архивных дел) с указанием места размещения дела в архиве – номера хранилища, стеллажа, полки, папки и т.д. Особенности проекта Параллельно с основным проектом внедрения СЭД был проведен проект по разработке модуля интеграции 1С и EOS for SharePoint. Данный модуль позволяет передавать информацию об изменении и создании объектов из SharePoint в 1С и из 1С в ShareРoint. Совокупность частей модуля решает следующие задачи:
Также по просьбе заказчика разработаны и внедрены ряд дополнительных модулей:
Кроме разработки дополнительных модулей, в рамках проекта изменен интерфейс единого рабочего места пользователя, в котором добавлены дополнительные поисковые поля; настроены автозаполняемые шаблоны (например, для исходящего письма); разработана дополнительная отчетная форма (сводка по поручениям). Также в рамках проекта специалисты компании «Юниксофт» провели обучение персонала заказчика. Система запущена в промышленную эксплуатацию в конце июля 2015 года. Итоги проекта В результате внедрения EOS for SharePoint в холдинге RD Group создана единая информационная среда для совместной работы пользователей, функционирование которой обеспечено базовыми возможностями системы, дополнительными подсистемами, модулями и ее интеграцией со сторонними продуктами. В системе автоматизированы документально ориентированные бизнес-процессы, а также реализована концепция единой точки доступа к любым корпоративным информационным ресурсам и сторонним приложениям через пользовательское рабочее место в СЭД. В настоящее время система работает в штатном режиме. Перспективы проекта В настоящее время в холдинге RD Group ведутся работы в части развития модуля интеграции с «1С» с целью полной автоматизации реестра платежей компании. Также согласовываются работы по дальнейшему совершенствованию участка автоматизации архива документов. Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru) Тематики: Интеграция Ключевые слова: ЭОС, EOS for SharePoint
|
Холдинг RD Group имеет 20-летний опыт работы и обладает уникальной командой, способной реализовать самые современные, сложные и знаковые проекты. Компания осуществляет деятельность в трех ключевых направлениях – инвестиции, строительство и управление коммерческой и жилой недвижимостью премиум-класса в России и мире. Компаниями, входящими в холдинг, реализовано множество крупных проектов, в числе которых – деловой квартал «Романов двор» (Москва), элитная резиденция «Долина Роз» (Люксембург), международная школа UWC Dilijan College (Армения) и другие.
ООО «Юниксофт» работает на рынке информационных технологий с января 2008 года и оказывает полный комплекс услуг по автоматизации делопроизводства и электронного документооборота на предприятиях Москвы и Московской области. «Юниксофт» является сертифицированным партнёром компании-разработчика «Электронные Офисные Системы» и специализируется на внедрении программных продуктов данной компании. В настоящее время основными клиентами «Юниксофт» являются многие районные, городские и поселковые администрации Московской области, все районные и городские подразделения Московского областного БТИ, а также несколько крупных ВУЗов и предприятий Москвы. Игрок входит в состав Мытищинской торгово-промышленной палаты и является Центром регистрации сертификатов электронной цифровой подписи «Национального удостоверяющего центра» в Мытищинском, Пушкинском, Сергиево-Посадском районе Московской области и оказывает услуги по аккредитации предприятий на электронных торговых площадках и сопровождению электронных торгов.
