Нижегородский филиал «1С-Рарус»: развертывание «1С:Документооборот 8 КОРП» в «Приволжской лизинговой компании»

Специалисты нижегородского филиал «1С-Рарус» провели внедрение решения «1С:Документооборот» в «Приволжской лизинговой компании». Проект стартовал в январе 2014 года и за 5 месяцев был полностью завершен. В компании автоматизировано 16 рабочих мест. Благодаря новой системе заказчик в три раза ускорил обработку входящих обращений и документации по проектам, а также сократил время на согласование проектной документации. Объем потенциальных потерь, связанных с несвоевременной обработкой пакета клиентских документов, сократился на 12 %. В итоге снижение трудозатрат позволило направить дополнительные силы на развитие бизнеса.

О заказчике

ООО «Приволжская лизинговая компания» работает на рынке лизинга с 2001 года и имеет устойчивые позиции: по размеру лизингового портфеля игрок входит в 50 крупнейших компаний России и занимает 1-е место среди компаний Нижегородской области. «Приволжская лизинговая компания» осуществляет все виды операций прямого и возвратного лизинга в Приволжском, Центральном и Северо-Западном федеральных округах. В ее портфеле - проекты по приобретению и передаче в лизинг коммунальной техники для Нижнего Новгорода, оборудования для городских котельных Нижнего Новгорода, железнодорожных вагонов для нужд Республики Коми, грузового автотранспорта и строительной техники для нужд Ульяновской области.

Об исполнителе

Нижегородский филиал «1С-Рарус» был открыт в 1999 году. За время работы штат сотрудников вырос до 110 человек, о профессионализме которых в том числе говорят более 500 аттестационных сертификатов фирмы «1С». На сегодняшний день количество клиентов филиала превысило 5 тыс. компаний. Филиал входит в тройку лидеров среди фирм-франчайзи Нижнего Новгорода по всем основным рейтингам фирмы «1С», а также входит в ТОП-20 компаний в федеральном рейтинге «Купить 1С». Компания является автором двух отраслевых решений, имеющих статус «1С:Совместно»: «1С:Бухгалтерия птицефабрики» и «1С:Управление птицефабрикой». Пользователями этих решений для птицеводства стали свыше 120 предприятий России, за что Нижегородскому филиалу «1С-Рарус» в 2013 году был присвоен статус «Центр разработки тиражных решений на платформе 1С:Предприятие 8».

Предпосылки проекта

Ежегодный объем электронного документооборота ООО «Приволжская лизинговая компания» составляет более 4,3 тыс. различных документов: писем, коммерческих предложений, соглашений о сотрудничестве, электронных копий документов, графиков платежей. Ежемесячно компания регистрирует около 100 входящих и исходящих обращений, на основе которых стартует порядка 20 новых проектов. По каждому проекту необходимо провести не менее 20 электронных документов, а также оформить пакет печатных документов, которых по одной сделке может быть более 500.

Эффективность работы предприятия напрямую зависит от скорости обмена данными между подразделениями. Требуется оперативно формировать и согласовывать все необходимые документы, контролировать условия выполнения проектов и договоров.

Ранее документооборот в компании не был автоматизирован. Для регистрации входящих и исходящих документов, расчета условий коммерческих предложений, формирования графиков платежей и реестра сопровождаемых сделок использовались электронные таблицы. На обработку документов уходило много времени, согласование и выполнение проектов затягивалось. Отчеты для руководства также формировались вручную. В такой ситуации руководство компании не могло оперативно получать достоверную статистическую информацию о текущих сделках. Это, в свою очередь, значительно увеличивало время принятия управленческих решений.

О выборе системы

В 2013 году акционеры ООО «Приволжская лизинговая компания» приняли решение о создании системы электронного документооборота. «На это было несколько причин. Во-первых, все мы понимали, что существующий порядок хранения электронных версий документов и сведений о клиентах в виде общей сетевой папки и нескольких электронных таблиц - это, мягко говоря, прошлый век. Во-вторых, нам хотелось вместе с внедрением новой системы упорядочить работу компании, сделать бизнес-процессы более прозрачными и доступными для контроля, оптимизировать взаимодействие с клиентами», - рассказывает генеральный директор «Приволжской лизинговой компании» Алексей Поющев.

Генеральный директор «Приволжской лизинговой компании» Алексей Поющев

Новая система должна была ускорить обработку, подготовку и согласование документов, оптимизировать работу с клиентами. Необходимо было обеспечить оперативное формирование отчетов по полученным и рассмотренным заявкам, по анализируемым сделкам и сделкам на оформлении, по заключенным и отказным сделкам. Сотрудникам нужна была возможность ведения календарей встреч мероприятий и встреч с клиентами, а руководству - инструменты для контроля загрузки сотрудников.

В итоге для решения поставленных задач был выбран продукт «1С:Документооборот 8.КОРП».

О решении

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на технологической платформе «1С:Предприятие 8.3», является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений и предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. «1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Продукт поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

Интерфейс «1С:Документооборот 8»

Напомним, что силами «1С-Рарус» решение «1С:Документооборот 8» было внедрено, например, в холдинге «Российские мясопродукты» (см. новость раздела «Электронный документооборот» от 11 марта 2014 г.) и в ФГУП «Спецстройсервис» (см. новость раздела «Электронный документооборот» от 11 октября 2013 г.). В числе недавно анонсированных проектов также - внедрение на Сясьском ЦБК, интегратором которого выступила компания «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» (см. новость раздела «1С» от 2 декабря 2014 г.).

Ход проекта

Проект в ООО «Приволжская лизинговая компания» стартовал в январе 2014 года и за 5 месяцев был полностью завершен.

В компании автоматизировано 16 рабочих мест.

Партнером по проекту стал Нижегородский филиал компании «1С-Рарус», с которым «Приволжская лизинговая компания» долгое время вела успешную работу.

Итоги проекта

Созданная в ООО «Приволжская лизинговая компания» система позволяет оперативно обрабатывать входящие и исходящие документы, а также заявки клиентов. На формирование карточек клиентов и проектов с подгрузкой полного пакета документов требуется теперь всего полчаса, в то время как раньше это занимало более полутора часов. Сотрудник любого подразделения может мгновенно найти информацию о нужном проекте и оценить, на какой стадии находится его выполнение, сколько и каких документов собрано, получены ли оригиналы документов или в компании хранятся только их копии.

Реализована система электронного согласования и визирования документов. На различных этапах работы с клиентом в процессе согласования документов может быть задействовано до 6 подразделений компании, а также сторонние организации. Электронная система согласования помогла ускорить этот сложный процесс в среднем на 25 %, что, в свою очередь, позволило сократить время работы с каждым проектом.

Новая система позволяет менеджерам вести рабочий календарь, в котором отражены все ключевые действия по работе с клиентами. Система автоматически информирует пользователя о важных операциях, которые необходимо провести по различным проектам. Это помогает сотрудникам планировать свою загрузку и своевременно выполнять рабочие задачи.

Отчеты по активности клиентской службы, текущим контактам и проектам формируются буквально одним кликом. Все отклонения от утвержденного регламента работы становятся видны мгновенно. Теперь руководство точно знает, на каком этапе реализации находится каждый проект, по какой причине задерживается, когда наступает крайний срок выполнения той или иной задачи, и может оперативно вмешаться в процесс, обеспечив при этом положительный исход сделки.

Упорядочив работу с клиентами и снизив трудозатраты на обработку, учет и согласование документов, «Приволжская лизинговая компания» сумела высвободить дополнительные ресурсы для развития бизнеса в непростой экономической ситуации. Объем потенциальных потерь, связанных с несвоевременной обработкой пакета клиентских документов на разных стадиях, сократился на 12 %. Освободившееся время сотрудники посвящают работе над новыми проектами.

«Безусловно, вся отчетность по проектам формировалась и раньше, но с помощью разрозненных файлов и таблиц. Скорость получения отчетов напрямую зависела от квалификации персонала. Если есть сотрудник, который долгое время работает в компании и понимает, какие данные и откуда можно взять, то отчет будет готов относительно быстро. Если нет, то на его подготовку может уйти несколько дней. Сейчас на формирование отчета уходит максимум час», - комментирует заместитель генерального директора по анализу рисков и организации операций ООО «Приволжская лизинговая компания» Игорь Шорин.

Заместитель генерального директора по анализу рисков и организации операций ООО «Приволжская лизинговая компания» Игорь Шорин

«Сегодня «Приволжская лизинговая компания» вышла на качественно новый уровень организации бизнес-процессов. Регистрация входящих обращений ускорилась в 2-3 раза. Мы экономим время на подготовку необходимой отчетности, отчеты акционерам вообще отсылаются системой автоматически по расписанию. И большим плюсом является то, что итоговые затраты по проекту остались в рамках, указанных в первоначальном коммерческом предложении», - подводит итоги проекта Алексей Поющев.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: 1С-Рарус