«Облако» для бухгалтерского архива лидера по продажам электроники. «М.Видео» хранит документы в дата-центре КРОК
Компания «М.Видео» еще в 2012 году перевела архив первичной бухгалтерской документации в электронный вид, разместив его на базе вычислительных ресурсов виртуального дата-центра КРОК. На момент начала сотрудничества с «М.Видео» опыт сканерных проектов и реализации электронных архивов у КРОК уже имелся, однако комбинация перечня этих услуг с размещением в собственном публичном «облаке» была выполнена впервые. Недавно контракт между сторонами был продлен еще на три года. В настоящее время на территории заказчика работают два сканерных оператора компании КРОК. В архив добавляется примерно 40 тыс. страниц в месяц, поступающих из трех филиалов «М.Видео».
О заказчике
«М.Видео» - лидер среди российских розничных сетей по продаже электроники и бытовой техники в России и одна из крупнейших европейских компаний в этом сегменте. Кроме того, «М.Видео» - единственная публичная российская непродуктовая сеть. Сеть «М.Видео» осуществляет свою деятельность с 1993 года. Более 368 магазинов сети работает в 158 городах России. Компания насчитывает более 18 тыс. сотрудников. Товарный ассортимент магазинов «М.Видео» превышает 20 тыс. наименований различной техники: аудио/видео и цифрового направлений, мелкой и крупной бытовой электроники, товаров для развлечения, а также аксессуаров. По итогам 2014 года оборот компании «М.Видео» составил 208 млрд рублей (включая НДС).
О компании КРОК
Компания КРОК работает c 1992 года и, по данным отчетов IDC, с 2002 года входит в число лидеров российского ИТ-рынка по услугам системной и сетевой интеграции, ИТ-услугам. Компания лидирует в сегментах хостинга инфраструктурных услуг (IDC, 2014), BI- и ERP-решений (TAdviser, 2014), а также комплексных проектов построения инфраструктуры ЦОД, зданий и сооружений (CNews, 2014), стабильно в тройке лучших российских поставщиков ИТ-услуг банковскому сектору (РИА Рейтинг, 2014), в энергетике (TAdviser, 2014) и рознице (CNews, 2014). КРОК - владелец сети дата-центров, включая отказоустойчивые на 99, 998 % по стандарту Tier III, разработчик собственного «облака».
Предпосылки проекта
«М.Видео» – один из крупнейших ритейлеров страны со множеством контрагентов. Раньше, чтобы найти какой-то из договоров, требовался поиск по папкам и коробкам. Таким образом, к 2012 году в компании назрела необходимость перевода архива первичной бухгалтерской документации в электронный вид, а в 2012 году появилась возможность реализации такого проекта.
В проекте было решено затронуть только бухгалтерскую документацию, т.к. именно она требуется при проверках различными органами. «Для нас налоговые проверки, страховые случаи и другие ситуации, в которых требуется найти и представить первичные бухгалтерские документы, раньше были невыносимой головной болью. Как-то раз даже возникла ситуация, когда поиск документов по запросу страховой компании занял два месяца», - рассказывал Кристофер Паркс, занимавший на момент запуска проекта должность финансового директора компании «М.Видео».
Ход проекта
Проект проводился собственными силами интегратора проекта – компании КРОК. В проектную команду вошли аналитик, инженер, разработчик, консультант и менеджер. Включая разработку и внедрение, проект занял примерно 6 месяцев.
«Мы проанализировали потребности «М.Видео» и составили предложение, которое максимально соответствовало требованиям заказчика, включая пожелания к функциональности со стороны финансового директора и руководителей бухгалтерии. Что касается оборудования, то в соответствии с концепцией облака под проект заказываются виртуальные ресурсы, при этом совершенно не принципиально, на какой из площадок КРОК они находятся. В реальности они могут даже перемещаться в пространстве между двумя плечами облака – дата-центры «Компрессор» и «Волочаевская-1», - делится руководитель направления BPM и ECM компании КРОК Сергей Плаунов.
Руководитель направления BPM и ECM компании КРОК Сергей Плаунов
Интересно, что на момент начала сотрудничества с «М.Видео» опыт сканерных проектов у КРОК уже был: это, например, известные проекты переписи – населения и сельскохозяйственной. Опыт реализации электронных архивов также имелся. Однако комбинация перечня этих услуг с размещением в публичном облаке КРОК - была выполнена впервые.
К настоящему времени закончился один трехлетний контракт между сторонами и начался следующий. Перечень услуг и тип документации остались прежними. На территории заказчика работают два сканерных оператора компании КРОК. Оборудование рабочих мест операторов сканирования – рабочие станции и сканеры профессионального уровня.
Итоги проекта
Сегодня электронный архив «М.Видео» содержит копии бухгалтерской документации, поступающей из трёх филиалов. Специалисты компании отправляют в КРОК поток бумажных документов и уже на следующий день получают к ним доступ в электронном архиве с возможностью поиска, просмотра, пересылки и печати документов. В месяц обрабатывается около 40 тыс. страниц – это число практически неизменно с момента запуска системы в эксплуатацию.
Для поиска необходимой информации достаточно зайти в систему, найти необходимый документ по контекстному поиску и нажатием одной кнопки распечатать копию необходимого документа или отправить его по электронной почте.
Для старта проекта компании «М.Видео» не потребовались капитальные вложения в аппаратное и программное обеспечение и инфраструктуру, а также расширение штата ИТ-специалистов (обработку осуществляют сотрудники КРОК). При необходимости функционал архива можно интегрировать в информационные системы «М.Видео». КРОК гарантирует сохранность и конфиденциальность документов, размещенных в облаке, при этом защищённый доступ к нему возможен при помощи любого Web-браузера.
«Стоимость пользования облачной услугой КРОК за пять лет в среднем в 2-3 раза ниже совокупной стоимости владения собственным электронным архивом – данное решение просто необходимо крупным компаниям с большим количеством поставщиков. Уверен, будущее именно за подобными сервисами», - резюмирует заместитель генерального директора, руководитель направления ЦОД и облачных вычислений компании КРОК Руслан Заединов.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)
Тематики: Интеграция