Создание единой системы документооборота Администрации г.Ульяновск на основе импортонезависимой СЭД CompanyMedia25.11.2020
В период с марта по сентябрь 2020 года в Администрации города Ульяновск был реализован проект развертывания импортонезависимой СЭД CompanyMedia силами компании «ИнтерТраст» при активном содействии специалистов заказчика. Данное решение сменило ранее используемый продукт на проприетарном СУБД. В рамках проекта создана единая информационная среда с Правительством Ульяновской области и муниципалитетами. Всего на данный момент развернуто 200 рабочих мест с перспективой увеличения их числа до 600. Особенность проекта - в условиях эпидемии компанией «ИнтерТраст» был найден и применен новый формат работы с заказчиком по обучению администраторов и внедрению системы. Благодаря этому, несмотря на попадание проекта на пик первой волны пандемии коронавируса, СЭД CompanyMedia была успешно внедрена и закрыла все потребности заказчика. Предпосылки проектаВ Администрации города Ульяновск на протяжении нескольких лет эксплуатировалась СЭД «Мотив» на СУБД MS SQL. Из-за проблем с производительностью данная СЭД была установлена на ограниченном числе рабочих мест. В связи с курсом на импортозамещение в госорганах РФ, а также перехода на юридически значимый документооборот в 2019 году заказчик начал поиск альтернативы. В течение примерно года в Администрации города Ульяновска формировались функциональные и технические требования к новой системе. В результате был сформирован следующий перечень основных требований:
По итогам открытого конкурса победила компания «ИнтерТраст» с импортонезависимой системой CompanyMedia. Преимущества СЭД CompanyMedia для Администрации города Ульяновска:
Ход проектаПроект стартовал в марте 2020 года и, согласно первоначальным планам, должен был завершиться в августе. Однако его сроки пришлось изменить из-за введенных весной ограничений, связанных с коронавирусом. Пик первой волны пандемии пришелся на время проведения работ по контракту, которые специалисты по внедрению компании «ИнтерТраст » проводят на площадке заказчика. Формат работы в удаленном режиме не был ранее популярен и проработан, в том числе, не было заранее подготовлено оборудование для удаленной работы, однако, все эти вопросы удалось оперативно решить. В ходе проекта были внедрены модули:
Кроме того, были внедрены инструментарий построения отчетов и сервисы использования ЭП. Команда проектаОбщий контроль за проектом со стороны заказчика осуществляла начальник Управления делопроизводства, обращений граждан и организаций администрации города Ульяновска Самсонова Татьяна Евгеньевна. Технические вопросы на стороне заказчика курировал начальник Управления информатизации и защиты информации администрации города Ульяновска Мингачёв Ринат Минахметович. В проекте также участвовали два системных администратора Управления информатизации и защиты информации заказчика. Со стороны компании «ИнтерТраст» в проекте участвовали руководитель проекта, три инженера, два разработчика и два преподавателя. В зоне ответственности были предоставление ПО и его настройка, поддержка и тренинг пользователей. После снятия ограничительных мер в городе Ульяновске был проведен ряд очных совместных мероприятий, в том числе тренинг пользователей на местах. Итоги тестовой эксплуатацииСистема интегрирована с СЭД Правительства Ульяновской области и позволяет работать с обращениями граждан: в системе ведется регистрация и хранение первичных и повторных обращений граждан в Администрацию, проводится необходимая работа по этим обращениям, а также предоставляются удобные средства контроля над исполнением поручений. Функционал модуля «Поручения» активно используют все руководители и их заместители, используя при выдаче поручений мобильные рабочие места. Реализована интеграция с ССТУ и СЭД Правительства Ульяновской области и муниципальных образований Ульяновской области, Автоматизирована и упрощена выгрузка результатов работы с обращениями граждан в ССТУ, что позволило ускорить и значительно упростить работу сотрудников администрации по подготовке и сдаче отчетов ССТУ. Дополнительно система позволила решить вопрос перехода на удаленный формат работы для тех сотрудников, кто желает получить такую возможность. Это особенно актуально в текущей реальности периодических карантинных мер и вынужденной работы сотрудников Администрации на удаленной основе. На текущем этапе компания «ИнтерТраст» ведет гарантийную поддержку системы. Перспективы проектаНа втором этапе заказчик планирует к концу 2021 года своими силами увеличить количество работающих в системе сотрудников до 600 человек и тем самым охватить практически всех сотрудников, которые должны иметь возможность работать с документооборотом в Администрации города Ульяновск. На 2021-2022 год запланировано внедрение архива разработки «ИнтерТраст». Возможно, что на стадии внедрения архива будет выполнена ретроконверсия бумажных документов. Также в перспективе - решение ряда интеграционных задач, в частности, интеграция с модулем обращений граждан Ульяновска и ряд интеграций с ведомственными системами, перечень которых формируется. Модуль «СМ-Интегратор» позволит специалистам заказчика выполнять интеграцию с возможностью доработки через предоставленный API собственными силами. Кроме того, не исключается автоматизация коллегиальных органов управления. Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru) Тематики: Интеграция Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ИнтерТраст, внедрение
|