Рынок систем электронного документооборота в период кризиса. Взгляд изнутри

Экономический кризис принес на рынок систем электронного документооборота некоторый спад в части заключения новых соглашений и масштабов внедрений. При этом СЭД осталась инструментом востребованным и, более того, необходимым для сохранения эффективного функционирования предприятий в условиях экономической нестабильности и экономии бюджетов. Ситуацию осложняет тот факт, что государство до сих пор не предъявило очевидных требований к системам документооборота, хотя и работает в этом направлении. Однако игроки ИТ-рынка не сомневаются, что в ближайшем будущем электронно-бумажный документооборот станет в большей степени электронным, а использование СЭД – более массовым.

Как известно, 90-95 % управленческих деловых процессов так или иначе связаны с документами. Чтоб эффективнее создавать, согласовывать, направлять документы на исполнение нужным специалистам, необходима система документооборота. Как ни парадоксально, в эпоху компьютеризации компьютеры во многих компаниях до сих пор выполняют роль «пишущей машинки», а набранные в электронном виде документы получают силу лишь после их распечатки. Возможными и привычными стали, например, моментальные отправки в банк платежных ведомств. Но с большинством видов документов, к сожалению, дело обстоит иначе. Чтобы передать документ в другую организацию или положить в архив, его сначала необходимо правильно оформить и напечатать. Печать и пересылка определенного количества экземпляров требует временных и материальных затрат: они складываются из приобретения копировальной техники, конвертов, оформленных соответственно требованиям почтовой службы и т. д. Контрагент, получивший письмо по почте, вынужден вручную заносить реквизиты документов, сканировать бумажные экземпляры.

При этом очевидно, что электронные документы по сравнению с бумажными несравнимо быстрее доставляются до адресата, их легче контролировать и искать, они компактно хранятся и способны обеспечить защиту персональных данных.

Все в руках власть держащих

Наблюдатели отмечают, что рост рынка СЭД составляет всего 25-30 % в год. Главным тормозом для более быстрого развития до сих пор являлось отсутствие в этой части государственного регулирования и явно выраженной политической воли. Поскольку в настоящее время руководство страны проявляет повышенное внимание к вопросам запуска сервисов электронного правительства и выработки единого стандарта для электронного документооборота, есть основания полагать, что в ближайшем будущем российский документооборот вступит в новую эру.

События, которые происходят сейчас на высшем уровне, важны как с точки зрения автоматизации властных структур, так и для развития рынка СЭД в целом. Наиболее интересный и знаковый проект связан с созданием в 2009 году защищенной межведомственной СЭД федеральных органов исполнительной власти. Его развитием занимается Комиссия по реформе созданного в ноябре 2008 года Совета при Президенте по развитию информационного общества в Российской Федерации. План проекта был утвержден Президентом РФ. Согласно этому документу, в июне 2009 года должен быть запущен пилотный участок межведомственного электронного документооборота в не менее чем трех федеральных ведомствах, которые начнут взаимодействие с аппаратом правительства. В дальнейшем до конца года к системе будут подключаться федеральные органы исполнительной власти, а их около 80. До завершения проекта федеральные ведомства параллельно с использованием внедренных информационных технологий будут работать с бумажными документами.

Поставщики СЭД выражают надежду, что данный проект послужит мощным толчком к развитию единой системы электронного документооборота в государстве. Прежде каждое ведомство или корпоративный заказчик приобретали систему, самостоятельно выбранную как наиболее полезную или выгодную для себя. Когда СЭД заработали уже в десятках тысяч организаций, выяснилось, что они создавались и устанавливались в отсутствие единых требований и в результате не могут взаимодействовать друг с другом. В рамках нового проекта подразумевается разработка единых правил ведения делопроизводства, положений о системе, технических требований к организации системы, а это значит, что определенные требования наконец-то будут предъявлены. В стране появятся предпосылки для создания единого документационного пространства. Как только оно будет создано, к госструктурам примкнет бизнес: для предприятий, особенно региональных, вопрос о возможности взаимодействия той или иной системы с госорганами является одним из ключевых.

В январе 2009 года Президент РФ Дмитрий Медведев и министр культуры обсуждали сроки создания единой системы информации и хранения культурных ценностей. В феврале 2009 года состоялась расширенная коллегия Росархива. По ее итогам, как ожидается, будет вынесено решение Минкультуры России об использовании во всех учреждениях культуры, имеющих архивные материалы, ПО «Архивный фонд», которое является собственностью Росархива и стандартом для госучреждений России. «Если такое решение будет принято, то документы, в отличие от других культурных ценностей, во всех российских учреждениях будут храниться в едином формате. Разработанный нами продукт обеспечит возможность формирования централизованной информации об их хранении. Уже сейчас архивное сообщество по всем российским регионам начинает активно внедрять эту систему, к нашим партнерам поступает масса обращений, а уже начатые проекты успешно развиваются», – рассказывает генеральный директор компании ЭОС, которая является разработчиком ПО «Архивный фонд», Владимир Баласанян.

О том, что при наличии политической воли переход на единую для всех организаций систему документооборота возможен, свидетельствует пример успеха подобного проекта в Республике Татарстан. Согласно указу Президента Республики Татарстан Минтимера Шаймиева, внутри республики электронные документы, определенным образом созданные и подписанные, получили официальный статус оригинала, обязательного для исполнения в любом органе власти республики. Изготовить бумажную копию электронного документа можно у нотариуса, поставив подпись и печать. В отсутствие нормативной федеральной базы проект был осуществлен согласно конституции Республики Татарстан. Кстати, вышеупомянутая компания ЭОС привлекалась к разработке этой программы в качестве консультанта и эксперта как игрок, имеющий наибольшее число систем, работающих в органах исполнительной власти, а также как организация, на базе которой в июне 2008 года был создан технический подкомитет по стандартизации в области электронного документооборота.

Отметим, что недавно ФСО РФ и Администрацией Президента было принято еще одно важное решение – о создании электронного офиса Президента РФ. В силу своего отношения к информатизации как к важному для российского правительства процессу, Президент лично контролирует эти проекты.

В числе других примеров внедрения СЭД в органах госвласти – запуск в Госдуме проекта по созданию поддержки деятельности руководителей на базе SharePoint. В связи с сокращением ИТ-бюджетов в этом году, вероятно, он будет продолжен внутренними ИТ-силами организации. Госструктуры, уже начавшие проекты по внедрению СЭД, продолжают их, в худшем случае уменьшая объемы закупок. В целом же сокращение бюджетов отразилось, скорее, на обновлении парка компьютерной техники, нежели на закупках необходимых для эффективной работы дополнительных лицензий.

Бизнес чувствует себя менее уверенно

Заказчики в лице бизнес-структур отреагировали на кризисные явления по-разному. Часть потенциальных клиентов ИТ-игроков отказались от запланированных закупок, по разным причинам отложив их на неопределенное время – до окончательного принятия бюджетов, до прояснения ситуации с объемом инфляции и т. д. Поскольку государство объявило о сокращении бюджета на 30 %, то велика вероятность, что ИТ-бюджеты сократятся в этой же или в еще большей степени, считают интеграторы. И вряд ли можно с уверенностью ответить на вопрос, предприятия какого сектора в наибольшей степени сократят развертывание ИТ-проектов. Например, в несомненно сложной ситуации сейчас находятся розничные сети, но при этом известно, что ряд представителей розничных сетей рассматривают кризис как удобный период для поглощений и стимулируют связанные с документооборотом проекты для облегчения управления создаваемой сетью.

Создается впечатление, что кризис ударил по региональным заказчикам сильнее, чем по столичным, – текущие продажи внедренцев СЭД сократились 30-50 % в первую очередь за счет регионов. Но, как полагают наблюдатели рынка, судить о масштабах падения спроса в контексте всего года преждевременно, поскольку тендеры, как правило, объявляются не раньше второго квартала, а наибольшую долю доходов ИТ-компаниям приносит четвертый квартал. Пока же ИТ-компаниям приходится в значительной степени жить на деньги, заработанные в прошлом году.

Одновременно с сокращением объема новых внедрений наблюдается увеличение доли проектов по развитию уже существующих решений. «Данная тенденция связана с тем, что документооборот – ресурсосберегающая технология, повышающая эффективность управления, что в период кризиса становится особенно важным. Соответственно, те организации, которые серьезно занимаются развитием бизнеса и собственных управленческих процессов, продолжают развивать документооборот. В их числе Сбербанк РФ, который объявил конкурс на единую систему документооборота в самый разгар кризиса в декабре 2008 года, а сейчас ожидается его второй тур», – комментируют наблюдатели рынка.

У заказчиков повысился интерес к экономически эффективным решениям, например в области безопасности. Если раньше предприятия предпочитали заказывать дорогостоящие работы по безопасности у специализированных организаций, то теперь явно чувствуется увеличение интереса к портальным решениям в силу их распределенности и интеграции большого числа функций, открытости среды. Отечественные разработчики еще до кризиса развивали подобные системы: одной из новинок является, например, EOS for SharePoint.

К позитивным изменениям можно отнести тот факт, что в условиях дефицита средств заказчики стали тщательнее просчитывать экономическую эффективность внедрений программного обеспечения, что обнаружило преимущества российских продуктов, в том числе и коробочных решений, по сравнению с западными аналогами. Те заказчики, кто базировался на крупных дорогостоящих заказных решениях с неопределенными сроками получения результата, оказались в сложной ситуации.

Впрочем, считают ИТ-игроки, нельзя говорить, что перечисленные тенденции вызваны кризисом, скорее, кризис обострил их.

СЭД как ИТ-ответ кризису

В ответ на тенденции, вызванные или простимулированные кризисом, интеграторы выдвинули различные «антикризисные» предложения. ЭОС, например, объявил три акции, направленные на уменьшение финансовой нагрузки на заказчика. На период акций возможно приобретение продуктов разработчика в лизинг и со скидкой до 50 %, а также миграция на систему «Дело» с других платформ на льготных условиях. Аналогичные инициативы есть и у других российских поставщиков. При этом тенденции снижения цен на продукты как таковой не наблюдается.

Некогда первыми заказчиками СЭД были крупные предприятия с очень сложной структурой и большой численностью сотрудников, участвующих в работе с документами и устоявшимися сложными технологиями бумажного документооборота. Теперь же наиболее конкурентоспособными становятся продукты, которые учитывали бы современные реалии с точки зрения массового заказчика, применимые к большому числу организаций. Документооборот как конкурентное преимущество сейчас нужен не столько большим и крупным, сколько малым и средним компаниям, интересы которых не всегда совпадают с интересами крупных заказчиков. Для малых предприятий важно, например, отсутствие сложных бюрократических правил, широкие возможности интеграции с офисными продуктами, более простая установка и настройка системы. Функции работы с документами должны быть доступны из любого приложения в виде некоего сервиса. СМБ часто использует «1С», где есть функции работы с документами. Но решения «1С» не дают возможности использования, например, цифровой подписи. Конечно, в России уровень проникновения ЭЦП все еще не превышает 3 % (тогда как в Эстонии каждый гражданин получил пластиковую карту с персональным индификатором и цифровой подписью), но есть предпосылки к росту этого процента.

«Мы сейчас живем в эпоху бумажно-электронного документооборота. Бумага не исчезла и в обозримом будущем не исчезнет, это надо четко понимать – не только в силу традиций, а в силу известных удобств. Жизнь берет свое, но процесс перехода на СЭД все равно остается инерционным в силу больших масштабов России и инертности самого российского госаппарата. И все же не вызывает сомнений, что российские компании находятся на пороге массового применения СЭД», – резюмирует Владимир Баласанян.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, Маркетинг, ПО

Ключевые слова: программное обеспечение, интеграция, бизнес-решение, информационные системы, автоматизация, управление бизнес-процессами, автоматизация документооборота, СЭД, электронный документооборот, внедрение