США: Верховный Суд штата Вашингтон признал передаваемые государственными служащими через частные телефоны текстовые сообщения государственными документами

Данная заметка была опубликована 8 сентября 2015 года в рассылаемом ассоциацией ARMA International новостном бюллетене Washington Policy Brief («Сводка новостей законодательства из Вашингтона»).

Верховный суд штата Вашингтон 27 августа 2015 года принял единогласное решение (см. www.courts.wa.gov/opinions/pdf/908753.pdf  или http://law.justia.com/cases/washington/supreme-court/2015/90875-3.html ), признав, что текстовые сообщения государственных служащих, передаваемые с использованием  частных сотовых телефонов, являются государственными документами и подлежат раскрытию в соответствии с Законом штата о государственных документах (Public Records Act, PRA). При этом в решении даны ссылки на ряд судебных решений, предполагающих, что «документы могут квалифицироваться как государственные, если они содержат любую информацию, которая относится или влияет на действия, процессы и функции государственных органов».

«Пять лет тому назад мы пришли к выводу о том (см.  http://law.justia.com/cases/washington/supreme-court/2010/823979-opn.html  ), что Закон о государственных документах распространяется на документы, хранящиеся на персональных компьютерах , признавая, что «если у государственных служащих будет возможность обходить закон PRA, используя свои домашние компьютеры для государственной деятельности, то это сильно подорвёт эффективность данного закона»», отметили судьи в единодушно принятом решении.

Обсудив вопрос о том, применим ли закон также в тех случаях, когда государственный служащий использует личный сотовый телефон для ведения государственной деятельности, судьи пришли к следующему выводу: «Мы считаем, что текстовые сообщения, отправленные или полученные государственным служащим в его официальном качестве, являются государственными документами его работодателя, даже если сотрудник использует личный сотовый телефон».

Мой комментарий: По сути дела, судьи в очередной раз подтвердили, что американское определение государственных документов (очень похожее на определение термина «документ» в стандарте ISO 15489-1:2001) распространяется на все виды документов и информации, вне зависимости от особенностей используемых технологий. Это пример того, каким практичным может быть хорошее определение, сформулированное ещё в бумажную эпоху. Приведу текст федерального определения (см. 44 USC 3301, http://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3301 ):

Статья 3301 - Определение понятия «документы»

В рамках настоящей главы [Свода законов США – Н.Х.], понятие «документы» охватывает все книги, бумаги, карты, фотографии, машинно-читаемые материалы и другие документальные материалы, независимо от их физической формы и характеристик, которые созданы или получены агентством Правительства Соединённых Штатов в соответствии с федеральным законодательством или в связи с ведением государственной деятельности, и сохранённые или подлежащие сохранению данным агентством или его правопреемником в качестве свидетельства организации, функций, политики, решений, процедур, операций и другой деятельности Правительства, или же вследствие информационной ценности содержащихся в них данных.

Созданные или приобретенные библиотечные и музейные материалы, сохраняемые исключительно в справочных целях; дополнительные экземпляры документальных материалов, сохраняемые для удобства или в справочных целях; и запасы печатных изданий и обработанных материалов под понятие «документы» не подпадают.
Решение стало следствием иска на основании Закона о государственных документах, поданного детективом из Управления шерифа округа Пирс (Pierce County Sheriff's Department) против Управления окружного прокурора. Детектив просил окружные власти сохранить «все документы в сотовых телефонах», связанные с жалобой сообщившего о правонарушении лица. Округ в ответ представил сильно отцензурированные документы, образовавшиеся при использовании прокурором личного сотового телефона. Прокурор утверждал, что предъявленное ему требование представить текстовые сообщения из его личного сотового телефона являлось неконституционным и было запрещено в соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата.

Судьи в своём решении отмечают, что государственные служащие обязаны проводить поиск по своим файлам, устройствам и учетным записям для выявления документов, отвечающих соответствующему запросу, поданному на основании Закона о государственных документах. Чтобы не представлять документы личного характера, сотрудники должны представить заявление под присягой (аффидавит), содержащее факты, достаточные для подтверждения того, что данная информация не является государственными документами. В решении также признается возможность злоупотребления этой процедурой, и оно призывает государственные органы штата ввести политики, обеспечивающие захват государственных документов, связанных с использованием сотрудником его сотового телефона.

«Своим сотрудникам государственные органы могут предоставлять в пользование устройства, к которым они сохраняют право доступа; или же они могут полностью запретить использование персональных устройств»,- отметили судьи. «Возможное существование способов более эффективного решения проблемы использования сотрудниками сотовых телефонов не умаляет, однако, общую нацеленность закона PRA, выражаясь вольно, на содействие доступу ко всем государственным документам».

Суд пояснил, что в данном деле не вставали вопросы об изъятии личного сотового телефона государственного служащего, о представлении абсолютно всех данных, имеющихся в частном смартфоне, или же об иске частного лица к государственному служащему о получении доступа к его телефону. Речь шла об истребовании у государственного органа документов определенных видов, которые, хотя и потенциально были связаны с деловой деятельностью государственного органа, находились под полным контролем сотрудника этого органа.

Источник: сайт ассоциации ARMA International
http://www.arma.org/r1/news/washington-policy-brief/2015/09/08/state-court-ruling-declares-private-phone-messages-to-be-public-records

Автор:  Наташа Храмцовская

Ключевые слова: электронный документооборот, Электронные госуслуги