Как транспортная компания «Байкал Сервис» перешла на МЧД с сервисами Контура25.08.2023
Уже этой осенью некоторым категориям сотрудников придется работать с электронными документами по новой схеме: с сертификатом физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД). Компания «Байкал Сервис» заранее подготовилась к изменениям вместе с сервисом ЭДО Контур.Диадок. 4 августа были опубликованы новые поправки в 63-ФЗ, касающиеся применения машиночитаемых доверенностей. Они продлили возможность использования сертификата сотрудника при подписании документов — для работы с этим типом подписи не требуется выпускать МЧД. Такие сертификаты можно использовать до 31 августа 2024 года или до окончания срока действия, смотря что случится раньше. Однако с 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сертификаты сотрудников. Работникам, у которых нет сертификата, а также всем новым сотрудникам компаний будет необходимо использовать сертификаты физлиц и электронные доверенности для подписания документов. Компания «Байкал Сервис» не стала откладывать переход на новые правила и начала внедрение МЧД до опубликования поправок. Решение было принято руководством, а реализацию поручили Службе взаиморасчетов, которая, в том числе, занимается отправкой через ЭДО первичных бухгалтерских документов клиентам компании. В марте 2023 года сотрудники стали использовать сертификаты физлиц и электронные доверенности для подписания документов. До этого «Байкал Сервис» прошел несколько этапов подготовки. Сотрудники, задействованные в отправке документов через ЭДО, получили сертификаты физлиц. Далее IT-отдел зарегистрировал сертификаты в информационной системе компании. После назначили сотрудника, ответственного за выпуск МЧД. Компания выбрала для себя подходящий способ создания МЧД — выпуск в специализированном сервисе. Сотрудникам хотелось видеть понятный сервис с простым интерфейсом, для работы в котором не требуется дополнительного обучения. Компания решила остановиться на веб-версии сервиса Контур.Доверенность. «Байкал Сервис» уже работает с электронными документами в сервисе ЭДО Контур.Диадок, что также послужило одной из причин выбора сервиса по созданию МЧД от Контура. Сейчас в «Байкал Сервис» сосредоточены на том, чтобы информировать о переходе на машиночитаемые доверенности своих контрагентов. Сергей Поляев, Руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК»: В «Байкал Сервис» большой объем грузоперевозок и широкий спектр предоставляемых услуг. Только за первый квартал 2023 года было отправлено 1,2 млн документов через ЭДО. Во втором квартале их количество возросло до 1,4 млн. В компании решили, что при таких объемах правильным подходом будет плавный перевод клиентов на взаимодействие с МЧД. Сначала «Байкал Сервис» работал по новой схеме только с 10% от общего числа документов. Ответственные сотрудники собирали обратную связь от контрагентов. Поскольку замечаний не было, компания стала наращивать процент документов, подписанных с применением МЧД. Сейчас их число превысило 80%. Ольга Хамидулина, Менеджер проектов развития в Контур.Диадоке: В Контур.Диадоке уже 21,5 тыс. компаний зарегистрировали машиночитаемые доверенности. Это 45 тыс. МЧД, с помощью которых подписали 29 млн документов. Эксперты сервиса Контур.Диадок советуют компаниям не откладывать переход на новую схему работы, а запускать этот процесс как можно скорее. Тематики: Интеграция Ключевые слова: электронный документооборот, ЭДО, Контур.Диадок, СКБ Контур
|