Как транспортная компания «Байкал Сервис» перешла на МЧД с сервисами Контура

Уже этой осенью некоторым категориям сотрудников придется работать с электронными документами по новой схеме: с сертификатом физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД). Компания «Байкал Сервис» заранее подготовилась к изменениям вместе с сервисом ЭДО Контур.Диадок.

4 августа были опубликованы новые поправки в 63-ФЗ, касающиеся применения машиночитаемых доверенностей. Они продлили возможность использования сертификата сотрудника при подписании документов — для работы с этим типом подписи не требуется выпускать МЧД. Такие сертификаты можно использовать до 31 августа 2024 года или до окончания срока действия, смотря что случится раньше.

Однако с 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сертификаты сотрудников. Работникам, у которых нет сертификата, а также всем новым сотрудникам компаний будет необходимо использовать сертификаты физлиц и электронные доверенности для подписания документов.

Компания «Байкал Сервис» не стала откладывать переход на новые правила и начала внедрение МЧД до опубликования поправок. Решение было принято руководством, а реализацию поручили Службе взаиморасчетов, которая, в том числе, занимается отправкой через ЭДО первичных бухгалтерских документов клиентам компании. В марте 2023 года сотрудники стали использовать сертификаты физлиц и электронные доверенности для подписания документов.

До этого «Байкал Сервис» прошел несколько этапов подготовки. Сотрудники, задействованные в отправке документов через ЭДО, получили сертификаты физлиц. Далее IT-отдел зарегистрировал сертификаты в информационной системе компании. После назначили сотрудника, ответственного за выпуск МЧД.

Компания выбрала для себя подходящий способ создания МЧД — выпуск в специализированном сервисе. Сотрудникам хотелось видеть понятный сервис с простым интерфейсом, для работы в котором не требуется дополнительного обучения. Компания решила остановиться на веб-версии сервиса Контур.Доверенность. «Байкал Сервис» уже работает с электронными документами в сервисе ЭДО Контур.Диадок, что также послужило одной из причин выбора сервиса по созданию МЧД от Контура.

Сейчас в «Байкал Сервис» сосредоточены на том, чтобы информировать о переходе на машиночитаемые доверенности своих контрагентов.

Сергей Поляев, Руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК»:
«На данном этапе мы уже научились работать с МЧД. Теперь нам важно рассказать контрагентам о том, что мы готовы взаимодействовать по новым правилам. Так, вместе с командой Контур.Диадока в настоящий момент мы организуем информационную рассылку: сообщаем нашим партнерам, что перешли на МЧД, и рассказываем, как это сделать им.»

В «Байкал Сервис» большой объем грузоперевозок и широкий спектр предоставляемых услуг. Только за первый квартал 2023 года было отправлено 1,2 млн документов через ЭДО. Во втором квартале их количество возросло до 1,4 млн. В компании решили, что при таких объемах правильным подходом будет плавный перевод клиентов на взаимодействие с МЧД.

Сначала «Байкал Сервис» работал по новой схеме только с 10% от общего числа документов. Ответственные сотрудники собирали обратную связь от контрагентов. Поскольку замечаний не было, компания стала наращивать процент документов, подписанных с применением МЧД. Сейчас их число превысило 80%.

Ольга Хамидулина, Менеджер проектов развития в Контур.Диадоке:
«Байкал Сервис» — в числе первопроходцев по внедрению МЧД. Многие компании предпочитают откладывать изменения в работе на последний момент. Но те, кто понимает, что переход на новые правила требует времени, — заранее тестируют схему. «Байкал Сервис» как раз среди них. Сейчас у компаний, которые еще не готовы к МЧД, появилось дополнительное время для комфортной адаптации к изменениям. По нашим оценкам, переход на машиночитаемые доверенности занимает от одного до шести месяцев.»

В Контур.Диадоке уже 21,5 тыс. компаний зарегистрировали машиночитаемые доверенности. Это 45 тыс. МЧД, с помощью которых подписали 29 млн документов. Эксперты сервиса Контур.Диадок советуют компаниям не откладывать переход на новую схему работы, а запускать этот процесс как можно скорее.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭДО, Контур.Диадок, СКБ Контур