Цифровизация кадровых сервисов: как КЭДО меняет управление в промышленных компаниях
Автоматизация кадрового электронного документооборота (КЭДО) становится стратегически важной задачей для промышленных компаний, позволяя улучшить точность ведения документов, сократить временные затраты сотрудников и руководства, тем самым, повысить эффективность внутренних процессов. На прошедшем в Москве форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» был представлен успешный кейс по внедрению КЭДО в Ижевском заводе тепловой техники, разработанный совместно с веб-интегратором «Факт». Кроме того, проект был номинирован на премию «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» за вклад в цифровую трансформацию бизнеса.
Прошедший форум объединил руководителей и экспертов в области цифровой трансформации и КЭДО, которые обсуждали актуальные вопросы законодательства, внедрения ИТ-инструментов и практики оптимизации документооборота. Одним из главных вопросов форума — как промышленные компании переводят сотрудников на КЭДО.
На эти и другие вопросы о КЭДО на промышленном предприятии ответила HR-директор ГК «Ижевский завод тепловой техники» (ИЗТТ) Юлия Анисимова, представив совместный проект с веб-интегратором «Факт» и рассказав о ключевых возможностях кадрового электронного документооборота в ИЗТТ. Внедрение КЭДО с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) стало необходимостью для компании по нескольким ключевым причинам. Прежде всего, значительное количество времени сотрудников уходило на ручное оформление и обработку кадровых документов. Процесс — от создания заявок до ознакомления с приказами — требовал автоматизации, которая бы позволила ускорить взаимодействие и повысить оперативность кадрового документооборота.
Отсутствие централизованного цифрового пространства для документов и обращений усложняло доступ к данным и замедляло обмен информацией между сотрудниками разных уровней. Особенно это проявлялось при удалённой работе или вне стандартных рабочих часов. КЭДО позволил решить эти проблемы, предоставляя сотрудникам удобный доступ к кадровым документам и услугам 24/7.
Внедрение КЭДО с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) стало необходимостью для сокращения времени на обработку данных. Все сотрудники, включая пользователей мобильных устройств, могут автоматически получать и использовать облачную ЭЦП для подписания кадровых документов в едином информационном контуре.
В рамках проекта было автоматизировано более 30 HR и бухгалтерских сервисов, доступных через личный кабинет сотрудника: Отслеживание рабочего графика сотрудников онлайн: отпуск, командировка, больничный, удаленный найм сотрудников и многое другое.
Это позволяет работникам предприятия оперативно получать HR-услуги. В результате реализации проекта время обработки заявок сократилось на 70%, а персонал проявил высокую заинтересованность в использовании сервиса (99% вовлеченности).
Юлия Анисимова подчеркнула значимость проекта: «Создание персонализированного пространства в личном кабинете сотрудников — это важный шаг к построению эффективного взаимодействия в компании. Внедрение КЭДО позволяет нам не только сократить время обработки документов, но и повысить качество сервиса для каждого сотрудника».
Кроме того, совместный проект ИЗТТ и веб-интегратора «Факт» вошел в шорт-лист конкурса «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024», учрежденного порталом CFO Russia. Конкурс проводится ежегодно в течение последних семи лет, его цель — отметить достижения российских и международных компаний в сфере ЭДО и способствовать развитию цифровых технологий в этой области. В этом году в конкурсе участвовали 20 компаний.
Тематики: Интеграция, Маркетинг