«Москоллектор» ускорил выдачу технических условий на подключение к коммуникациям

В 2019 году в ГУП «Москоллектор» был оптимизирован один из ключевых для предприятия процессов - выдача технических условий (ТУ) по заявкам потребителей. Теперь подготовка ТУ, в которой задействованы специалисты нескольких удаленных подразделений, проходит быстрее, поскольку весь процесс переведён в электронный вид - от заявления клиента до отправки ему ответа.

В системе контролируются этапы исполнения заданий, вся информация по заявкам хранится централизованно, а потребители могут работать со своими заявками через Личный кабинет на сайте ГУП «Москоллектор». Проект реализован компанией «СБК» на базе уже работающей на предприятии системы электронного документооборота Docsvision. По итогам работы в системе в 2019 году среднее время обработки заявок снизилось на 7%, а в отдельные месяцы года – почти в 2 раза.

О компании

ГУП «Москоллектор» - специализированное предприятие топливно-энергетического хозяйства Москвы, обеспечивающее эксплуатацию коммуникационных коллекторов. ГУП «Москоллектор» подчиняется Департаменту ЖКХ Москвы. 

Коммуникационный коллектор - это подземное сооружение протяженностью до нескольких километров, в котором проложены силовые кабели, кабели связи и спецсвязи, а также трубы теплосети и водопровода. 

Компания занимается: 

• обеспечением должных условий для эксплуатации всех находящихся в коллекторах коммуникаций, 
• проведением технадзора и выдачей технических условий (ТУ) при строительстве новых и перекладке существующих коллекторов, 
• инвестированием в устройство кабельных коллекторов от электроподстанций.

Предпосылки проекта

Один из ключевых бизнес-процессов предприятия – подготовка и выдача ТУ на инженерные коммуникации заявителям, и на момент начала проекта он был не автоматизирован:

• документы передавались курьерской службой,
• отсутствовал промежуточный контроль сроков исполнения,
• процесс обрабатывался в нескольких системах,
• не было единой базы данных по каждой заявке.

Поскольку с 2014 года 250 сотрудников ГУП «Москоллектор» работают в СЭД Docsvision, было решено перевести процесс в электронный вид на базе этой же платформы.

Реализация проекта 

Внедрение решения происходило без остановки процесса подготовки документации, и при его реализации использовался весь набор инструментов, предоставляемый платформой Docsvision.

В результате автоматизирован процесс выдачи ТУ на врезку трубопроводов, прокладку, перекладку или демонтаж инженерных коммуникаций, а также корректировок ТУ, которые были ранее выданы без привлечения или с привлечением РЭК. Демонтаж – для городского заказа или с номером договора. 

В бизнес-процессе задействованы около 30 человек из 4 служб и 6 районов: центра обслуживания потребителей (ЦОП), службы технического развития, района эксплуатации коллекторов (РЭК) и отдела реализации услуг.

Как настроен процесс

• Процесс начинается с того, что потребитель обращается в Центр обслуживания потребителей (ЦОП): очно или через Личный кабинет на сайте http://www.moscollector.ru/ за счёт его интеграции с Docsvision.
• Специалисты ЦОП заносят заявку и документы потребителя в Docsvision. По заявке создаётся задача и запускается бизнес-процесс по выдаче разрешительной документации, в который вовлечены несколько подразделений и систем. 
• Подготовленное ТУ печатается из Docsvision в ЦОП или выгружается в электронном виде в личный кабинет.
• Помимо интеграции с личным кабинетом на сайте, система интегрирована с корпоративным мессенджером предприятия ExpressChat для оперативной обработки заявлений и с существующей учетной базой данных Предприятия. 

Интерфейс Docsvision был адаптирован для каждой группы пользователей, а для контроля сроков исполнения на каждом этапе реализован специализированный отчет. 

Первые результаты проекта

По итогам увеличена скорость обработки и выдачи технических условий; все документы по заявке хранятся в одном месте, и дальнейшие документы будут приобщаться к делу.  Снизились объёмы печати. На 8% уменьшилось количество просроченных заданий. В целом за 2019 год количество входящих обращений выросло на 22%. 

Партнёр проекта 

Компания «СБК» - сертифицированный партнёр Docsvision, имеет статус Certified Software & Service Partner.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, Docsvision, ДоксВижн, ЭДО