СЭД и мобильность: реалии России

Мобильное приложение для СЭД — это уже не роскошь, а необходимый инструмент для любого руководителя. Что умеют такие решения и насколько они безопасны в России?

Мобильность сегодня — это норма жизни. Многие компании обращают внимание на использование в IT-решениях мобильных технологий из-за популярности мобильных устройств и их возможностей в отношении контента.

Системы электронного документооборота занимают в организациях важную позицию в реализации бизнес-процессов. Инструменты поддержки должны иметь высокие технологические и пользовательские характеристики и не могут не учитывать современные тренды. Именно поэтому большой интерес у заказчиков вызывает «мобилизация» СЭД.

Рынок: развитый, похожий, открытый

Сегмент мобильных СЭД в России развит достаточно хорошо. Так, по данным исследовательского портала Docflow, мобильный доступ к ECM-системе или СЭД в той или иной степени есть уже в 55% компаний. Еще 20% планируют внедрить его в ближайшее время.

В трети организаций все сотрудники имеют доступ к СЭД или электронному архиву. Большинство производителей, по оценке ABBYY, добавили в свои системы функцию мобильных рабочих мест для руководителей и многие — для сотрудников.

Основные тенденции на российском рынке практически такие же, как на европейских.

«На мой взгляд, соотношение мобильных рабочих мест на отечественном и зарубежном рынках примерно одинаково», — сказал Михаил Захаров, руководитель продуктового направления «ДоксВижн».

Небольшие отличия, по его словам, заключаются в том, что западные системы больше уделяют внимание веб-доступу и по-прежнему поддерживают некогда популярную бизнес-платформу Blackberry.

Потребители: энергичные, отраслевые, привередливые

Основные потребители мобильных СЭД — это руководители разных уровней. Они, соответственно, и определяют спрос. Массовый приход молодых, современных, энергичных руководителей — один из ключевых драйверов развития рынка.

Массовый приход молодых, современных, энергичных руководителей — один из ключевых драйверов развития рынка мобильных СЭД

«На наш взгляд, основным стимулом развития рынка служит повышение скорости работы, которую несет с собой внедрение мобильных технологий», — объяснил Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам «ABBYY Россия».

Наибольший интерес к решениям для обработки документов с мобильных устройств заметен в финансовой сфере. Банки стремятся предоставлять своим клиентам максимум возможностей работы с мобильных устройств, минимизировав необходимость посещения офисов. Страховые компании также заинтересованы в возможностях ПО для мобильных устройств, в большей степени для оснащения страховых агентов. Это позволяет ускорить для клиентов процедуру получения страховых полисов или оформления убытков.

Зачастую ключевыми заказчиками мобильных приложений для СЭД являются первые лица компаний, поэтому многие решения требуют подгонки под клиента.

«Практически в каждом проекте по внедрению СЭД с удаленным доступом выполняется доработка решения под индивидуальные требования и вкусы пользователя», — объяснил Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании КРОК.

Приложения: адаптивные, гибкие, офлайновые

Производители постоянно совершенствуют свои продукты так, чтобы заказчики могли удаленно взаимодействовать с ними. Но этого недостаточно для комфортной и полноценной работы. По этой причине для большинства заказчиков актуальны отдельные мобильные приложения для СЭД.

Мобильные платформы имеют разные особенности, при этом у каждой из них свои преимущества. Они часто выражены в уникальных интерфейсных решениях.

«Сделав доступ на портал по HTTP, мы не всегда можем в полной мере реализовать все заложенные в системе интерфейсные возможности. Во многих случаях создание специальных приложений под определенные устройства более предпочтительно», — объяснил Дмитрий Шушкин.

Отдельные приложения, помимо всего прочего, позволяют работать с документами в офлайн-режиме и тем самым не зависеть от проблем со связью.

Специальные мобильные приложения для СЭД позволяют работать с документами в офлайн-режиме и тем самым не зависеть от проблем со связью

«Руководители предпочитают относиться к планшету с мобильной СЭД как к портфелю с бумагами — можно продолжать работать в любом месте, даже в самолете. Поэтому есть потребность в разработке отдельных приложений, которые позволяют просматривать загруженные ранее документы независимо от наличия сетевого подключения к серверу СЭД и утверждать их при появлении сети», — рассказал Сергей Плаунов.

Кроме того, отдельное приложение, по словам Михаила Захарова, позволяет обеспечить более тесную интеграцию с аппаратным обеспечением, например с камерой смартфона или планшета. Еще один плюс — плавный и приятный интерфейс.

Возможности: типовые, заказные, аналитические

В целом набор функциональных возможностей у мобильных приложений не такой большой.

«В основном мобильные приложения решают задачи общего менеджмента. Ознакомление с документами, постановка и исполнение поручений. Контроль. Согласование документов», — перечислил возможности мобильных приложений к СЭД Михаил Захаров.

Обычно производители СЭД сами создают приложения для своих платформ, реализуя потребности заказчика и применяя обязательные нормы шифрования потоков передачи данных.

По ряду задач мобильные приложения не отстают от десктопных. Основные ограничения связаны с тем, что мобильные устройства в большинстве своем имеют сенсорную клавиатуру, которая делает не вполне удобной работу с корпоративными приложениями.

«В настоящее время производители нацеливают свои усилия на преодоление этих ограничений. Например, продумывают, как реализовать в мобильном интерфейсе функции, доступные пока только на десктопных решениях», — рассказал Дмитрий Шушкин.

Помимо базовых функций работы с задачами и документами, в мобильных СЭД можно встретить аналитические функции. Они дают руководителю возможность отслеживать изменения ключевых показателей оперативной деятельности, где бы он ни находился.

Угрозы: большие, разнообразные, человеческие

Популярная концепция BYOD, к которой относятся и мобильные устройства с приложениями для СЭД, — это не только новые возможности, но и достаточно большие риски.

«Высокие требования к безопасности мобильных приложений могут стать препятствием для развития, если компании-производители не уделяют достаточного внимания усовершенствованию своих систем», — рассказал Дмитрий Шушкин.

«Реальная опасность состоит в том, что пользователи используют публичные облачные сервисы, располагая там, пусть даже временно, служебную или конфиденциальную информацию. Поэтому безопасность использования мобильных устройств в организации пока зависит в первую очередь только от человека», — объяснил Николай Рыков, продукт-менеджер по программным решениям Konica Minolta.

Когда данные хранятся на самих мобильных устройствах (а это умеют делать современные мобильные СЭД-приложения), основную угрозу представляют собой кражи или потери устройств с ценной информацией.

«Важно применять средства шифрования хранимых на мобильном устройстве данных», — сказал Сергей Плаунов. Стоит уделять внимание, по его словам, и антивирусной, и парольной защите, и своевременному обновлению ПО. Еще один аспект защиты, по словам Михаила Захарова, — возможность дистанционно удалить секретную информацию с устройства.

«Не стоит забывать еще об одном типе угроз, относящихся к мобильности, — возможности получения доступа в саму СЭД извне», — рассказал Захаров. Здесь, по его словам, производители ПО должны применять лучшие практики по защите от взлома, вроде организации так называемых демилитаризованных зон.

«Однозначных мер защиты на данный момент не существует», — сказал Николай Рыков. Тем не менее для минимизации рисков, считает он, следует использовать устройства шифрования сетевого трафика, методы двойной аутентификации (считыватель карт и авторизация по логину и паролю) и криптографическую защиту цифровых документов.

В целом мобильность на рынке ЕСМ — это давно уже не тренд, а реальная необходимость и требование времени. Первый этап — возможность удаленной работы — уже пройден. Следующий шаг — массовое использование сотрудниками мобильного доступа в СЭД. При этом аппетит приходит во время еды: задача вендоров-лидеров — в том, чтобы обучать клиентов, показывать им новые горизонты и предугадывать их потребности в новых функциональных возможностях СЭД.

Источник: iBusiness.ru

Тематики: Web

Ключевые слова: автоматизация документооборота