CompanyMedia в ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ»: внедрение СЭД для автоматизации работы с договорами в корпоративном режиме

19.01.2015

В ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» внедрено флагманское решение компании «ИнтерТраст» - СЭД CompanyMedia. В ходе проекта была решена задача оптимизации процесса согласования договоров с участием управляющей компании и дочерних предприятий. По данным на декабрь 2014 года система установлена на 130 рабочих местах, в ней работают руководитель и сотрудники службы документационного обеспечения управления, а также ведущие специалисты головного офиса и региональных подразделений компании. В настоящее время в Группе ЭНЕРГОПРОМ рассматривается возможность перехода на четвертую версию CompanyMedia.

О заказчике

Группа ЭНЕРГОПРОМ - ведущая компания углеграфитовой отрасли России. Основное направление деятельности - производство высокотехнологичной электродной, катодной и иной углеграфитовой продукции для предприятий сталелитейной, алюминиевой, ферросплавной, кремниевой, химической, атомной и машиностроительной отраслей. Группа входит в пятерку крупнейших мировых производителей углеграфитовой продукции. Компания ведет бизнес в глобальном масштабе, экспортируя более 50 % продукции. Сеть продаж Группы охватывает более чем 60 стран мира. Под управлением компании находятся три электродных завода: Новочеркасский, Новосибирский и Челябинский, а также компания «Донкарб Графит», ведущий производитель и поставщик химической аппаратуры и графитовых материалов для работы в агрессивных средах. Все предприятия Группы оснащены современным высокопроизводительным оборудованием. Некоторые виды продукции и применяемые технологии не имеют аналогов в мире.

Об исполнителе

Компания «ИнтерТраст», созданная в 1994 году, – один из лидеров рынка автоматизации деловых процессов, делопроизводства и документооборота. Компанией выполнено свыше 3 тыс. проектов, более 500 тыс. пользователей ежедневно работают с документами с помощью программных продуктов «ИнтерТраст». CompanyMedia, флагманский продукт «ИнтерТраст», представляет собой корпоративную систему управления документами, задачами и личной продуктивностью. Сохраняя функции делопроизводства, система сфокусирована на работе руководителей и бизнес-специалистов.

Цель проекта

Цель внедрения СЭД CompanyMedia в в ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» - выстроить ясную схему обработки и доставки документов в рамках всей территориально распределенной структуры компании, увеличить скорость согласования и передачи документов, в первую очередь договоров, а значит и обмена информацией и ее распространения, обеспечить автоматический контроль исполнения документов и поручений по ним.

Ход проекта

Проект внедрения СЭД CompanyMedia, разработанной компанией «ИнтерТраст», был начат в 2007 году. На начальном этапе проекта система силами ИТ-специалистов «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» была установлена в головном (московском) офисе предприятия на 100 рабочих местах. Затем в связи с необходимостью обеспечить информационное взаимодействие с региональными подразделениями сотрудники ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ, прошедшие обучение администрированию в учебном центре «ИнтерТраст», самостоятельно установили систему в региональных филиалах компании: Новочеркасском, Новосибирском и Челябинском электродных заводах. При этом к системе были подключены как руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, так и линейные руководители и их подчиненные.

В 2011 году был осуществлен переход на новую версию СЭД CompanyMedia, который был продиктован желанием дальнейшей оптимизации информационной системы предприятия, модернизации с ее помощью новых важных процессов. Перевод CompanyMedia с версии 3.2 на 3.6 был осуществлен специалистами «ИнтерТраст» за две недели. В результате были оптимизированы существующие и автоматизированы новые процессы.

В частности, с помощью модуля «Специализированный почтовый ящик» была организована автоматическая регистрация приходящих на общий корпоративный почтовый ящик электронных сообщений, а также автоматическая отправка зарегистрированных как исходящие сообщений. Таким образом, «Специализированный почтовый ящик» позволил интегрировать входящие и исходящие сообщения с системой электронного документооборота CompanyMedia, тем самым ускорив и упростив обработку официальных e-mail.

Посредством модуля «Справочник персон» были систематизированы и налажены хранение и использование актуальных данных о работниках внешних организаций и частных лиц. Эти данные используются в модулях «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Договоры» и «CompanyMedia-Документы».

Сервис согласования помог улучшить эффективность процессов согласования документов в холдинге, в том числе - большого объема договоров с контрагентами.

Результаты проекта

По итогам внедрения СЭД удалось решить следующие задачи:

С помощью CompanyMedia были автоматизированы:

По данным на декабрь 2014 года система установлена на 130 рабочих местах. В ней работают руководитель и сотрудники службы документационного обеспечения управления, а также ведущие специалисты головного офиса и региональных подразделений компании. В СЭД отражаются все бизнес-процессы, в рамках которых выполняются операции по уведомлению, ознакомлению и согласованию различных документов. Это касается не только договоров, но и организационно-распорядительных документов, а также входящих и исходящих. По результатам проекта удалось перейти на полностью безбумажный документооборот в части внутренней переписки и организационно-распорядительных документов.

Переход на электронный документооборот позволил более эффективно управлять работой: выстраивать четкую схему прохождения документов, распределять ответственность и контролировать процесс исполнения задач.

«К внедрению системы электронного документооборота нас подтолкнула необходимость сократить сроки согласования. Этой цели удалось достичь - средний срок согласования договора снизился с 7 до 3 дней. Во многом этот результат обусловлен тем, что нам удалось перейти от последовательного режима согласования к параллельному, реализованному в CompanyMedia. В процессе согласования договоров могут быть задействованы пользователи различных предприятий и подразделений Группы. Так, бухгалтерская сервисная компания находится в Новочеркасске, юридическая служба - в Москве, а инициатором заключения договора может быть сотрудник завода в Челябинске. В качестве экспертов к процессу согласования могут подключаться специалисты любого завода, входящего в состав Группы. Система позволяет оптимизировать договорную работу в рамках единой для всех наших предприятий рабочей среды», - комментирует руководитель управления по ИТ ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» Александр Кулик.

Перспективы проекта

В настоящее время в Группе ЭНЕРГОПРОМ рассматривается возможность перехода на четвертую версию CompanyMedia.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Маркетинг

Ключевые слова: ИнтерТраст