СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Реутов: рост числа пользователей и открытие мобильных рабочих мест

Флагманский продукт компании ЭОС - система электронного документооборота «ДЕЛО» - используется в Администрации города Реутов (Московская область) для автоматизации процессов работы с документами с 2007 года. В 2015 году в муниципалитете завершен очередной этап развития системы – было увеличено количество рабочих мест, а для руководства Администрации приобретены мобильные приложения iEOS. Сейчас у заказчика автоматизировано более 80 рабочих мест, это число будет расти. В дальнейшем планируется переход к безбумажному электронному документообороту с применением ЭП, а также использование системы в процессе оказания государственных и муниципальных услуг. С начала реализации проекта по настоящее время поставку программного обеспечения, услуги по внедрению и информационному сопровождению системы оказывают специалисты компании ООО «СофтЭксперт» (г. Тула), «золотого» дилера ЭОС.

О заказчике

Город Реутов – один из наукоградов Российской Федерации. Он получил этот статус в 2003 году в соответствии с Указом Президента России. В городе располагается военно-промышленная корпорация «Научно-производственное объединение машиностроения» (ОАО «ВПК «НПО машиностроения») – одно из ведущих ракетно-космических предприятий России, которое является градообразующим. Органы местного самоуправления города представлены Администрацией города и городским Советом.

Об исполнителе

Группа компаний «СофтЭксперт» (г.Тула) является поставщиком решений для бизнеса с 1999 года. Показателем профессионализма и надежности группы компаний служат долгосрочные партнерские отношения более чем с 7000 организаций. Система менеджмента качества «СофтЭксперт» сертифицирована по международному стандарту ISO 9001:2008. ГК «СофтЭксперт» оказывает широкий спектр услуг, в том числе выстраивает комплексные решения по созданию автоматизированных систем электронного документооборота на базе программного обеспечения «ДЕЛО». За 2014 год специалистами компании было осуществлено более 70 внедрений систем электронного документооборота, в том числе 15 крупных. На партнерской конференции ЭОС «Весенний документооборот – 2015» «СофтЭксперт» снова был отмечен среди самых успешных и активных региональных партнеров по итогам 2014 года и получил награду «Партнер года 2014», которая уже стала традиционной для компании (см. новость раздела «ЭОС» http://ecm.ict-online.ru/news/n117835/ от 7 мая 2015 г.).

Предпосылки проекта

В 2007 году руководство Администрации города Реутов приняло решение о замене ранее использовавшейся системы документооборота на СЭД «ДЕЛО», так как действующая в тот момент система более не могла качественно поддерживать процессы документооборота и не имела возможностей для дальнейшего развития.

Для муниципальных образований Московской области программный продукт «ДЕЛО» компании ЭОС уже тогда являлся хорошо знакомым и зарекомендовавшим себя решением. К настоящему времени СЭД «ДЕЛО» используют более 80 муниципальных образований Московской области – более 40 городов, порядка 20 муниципальных районов и столько же сельских поселений. Большинство администраций активно масштабируют систему и расширяют используемый функционал.

Ход проекта

В процессе внедрения СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Реутов специалистами компании «СофтЭксперт» были проведены работы по переносу данных из существующей БД, разработке необходимых аналитических и статистических отчетов по контролю исполнения документов, анализу распорядительных документов и поступающей корреспонденции, отчетов по работе с обращениями граждан, настройке основных и дополнительных справочников системы, обучению пользователей. Система документооборота «ДЕЛО» позволила объединить в едином контуре основные подразделения Администрации – приемную Главы города, приемную заместителей Главы, отделы и управления Администрации, руководителей структурных подразделений. Были установлены рабочие места системы «ДЕЛО», подсистемы «ДЕЛО-Web» и ряд дополнительных опций. Также была внедрена система «АРХИВНОЕ ДЕЛО».

В 2015 году проект получил новое развитие - было принято решение о расширении круга пользователей, имеющих доступ в СЭД. Учитывая специфику деятельности руководителей, для удобства их работы в системе были приобретены мобильные клиенты. Масштабирование автоматизированной системы электронного документооборота на программной платформе «ДЕЛО» в Администрации города Реутова в текущем году было осуществлено путем увеличения количества лицензий СЭД «ДЕЛО» (приобретено 20 дополнительных рабочих мест), а также путем внедрения технологий мобильной работы (установлено 6 рабочих мест iEOS – для руководителя администрации и его заместителей).

Итоги проекта

По данным на август 2015 года в Администрации города Реутов автоматизировано более 80 рабочих мест. В работе также используются дополнительные опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Оповещение и уведомление», «Управление процессами».

Полностью автоматизирована работа на следующих участках документооборота: «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция», «Внутренняя корреспонденция», «Обращения граждан», «Распорядительные документы».

С помощью приложения iEOS реализована возможность удаленной работы в системе с мобильных устройств, что позволило руководителю администрации и его заместителям оперативно получать документы, необходимые для работы.

Перспективы проекта

В дальнейшем в Администрации города Реутов планируется увеличение количества рабочих мест и опций СЭД «ДЕЛО», переход к безбумажному электронному документообороту с применением ЭП, а также использование системы в процессе оказания государственных и муниципальных услуг.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС