DIRECTUM в ОАО «Сургутнефтегаз»: управление документами для 20 тыс. пользователей в компании мирового масштаба

Компания DIRECTUM объявила о завершении внедрения одноименного решения в российском нефтяном гиганте ОАО «Сургетнефтегаз», предпосылки которого возникли еще в 2010 году. ECM-система DIRECTUM стала не просто связующим звеном для десятка информационных систем ОАО «Сургутнефтегаз», а базой для автоматизации сквозных бизнес-процессов и создания единого стандарта управления документами. Проект уникален по количеству охватываемых процессов и пользователей, по сложности реализации, а по масштабу комплексного внедрения ECM-системы практически не имеет аналогов в России. Количество реализованных интеграционных решений – 15 - уникально для систем ECM-класса и ранее не имело аналогов. Созданная система управления документами ОАО «Сургутнефтегаз» в потенциале способна обеспечить совместную работу более 20 тыс. сотрудников компании. Над проектом работали порядка 60 специалистов ОАО «Сургутнефтегаз», более 100 сотрудников компании DIRECTUM и 10 партнеров вендора. Проект был признан победителем DIRECTUM Awards 2014 и назван лучшим за всю историю проведения конкурса.

О заказчике

ОАО «Сургутнефтегаз» – одна из крупнейших нефтяных компаний России, активно развивающая секторы разведки и добычи нефти и газа, переработку газа и производство электроэнергии, производство и маркетинг нефтепродуктов, продуктов нефте- и газохимии. На долю компании приходится около 12 % добычи нефти и 20 % газа, добываемых в России. На сегодняшний день численность сотрудников предприятия составляет более 100 тыс. человек, а структура компании включает десятки подразделений. Стабильную и слаженную работу столь большой команды обеспечивает единая информационная система (ЕИС) ОАО «Сургутнефтегаз» – это более 200 программных продуктов, интегрированных между собой.

Об исполнителе

Компания DIRECTUM - ведущий разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота. Компания была создана в 2003 году на базе соответствующих подразделений НПО «Компьютер» с целью активизации работы по продвижению, разработке и внедрению системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Компания DIRECTUM охватывает полный спектр задач обеспечения легкого и успешного перехода организаций на электронный документооборот. У игрока более 1700 клиентов.

Предпосылки проекта

Деятельность любого предприятия, независимо от масштаба, можно представить в виде набора бизнес-процессов и задач в рамках реализации процессов. Каждая задача, как правило, выполняется на основании поступающих документов, и при отсутствии общей концепции документооборота типовые документы обрабатываются по отдельности. Это ведет к их многократному тиражированию как в электронном, так и в бумажном виде, вызывает трудности в получении актуальной информации о состоянии работ. Автоматизации делопроизводства недостаточно, требуется комплексный подход для управления информацией различных направлений деятельности: от организационной до основного производства и управления персоналом.

Цели проекта

В условиях роста и развития, важной стратегической задачей для «Сургутнефтегаза» стало создание единой платформы для автоматизации документооборота в сквозных бизнес-процессах. На ранней стадии ее реализации были определены основные задачи:

• сокращение времени доставки и рассмотрения документа, как следствие более быстрое принятие ключевых управленческих решений;
• контроль своевременности выполнения поручений;
• создание механизмов защиты документов в электронном виде и информации о них;
• контроль и безопасность использования информации;
• создание системы актуализации данных (справочной информации), необходимых для корректной подготовки документов;
• оперативное реагирование на отсутствие сотрудников, например, когда они в отпуске или на больничном, позволяющее снизить риски несвоевременного выполнения выданных поручений;
• обеспечение бесперебойной работы всем пользователям компании.

Ход проекта

В 2010 году сотрудники компании DIRECTUM вышли с предложением решения поставленных «Сургутнефтегазом» задач. Перед организацией тендера были проведены совместные работы по проработке и реализации прототипа миграции всех документов и поручений из ранее внедренной системы в DIRECTUM, а также прототипа интеграции модуля управления персоналом – SAP HR. Успешное выполнение данных работ стало весомым фактором при принятии окончательного решения о внедрении системы DIRECTUM.

«Уникальность проекта состоит в том, что предыдущую систему мы одномоментно меняли на новую, сохранив при этом всю информацию о движении документов и поручений. Учитывая масштабность задачи, около 11 млн документов и 14 млн поручений, было решено организовать почасовой мониторинг всего процесса миграции, которая выполнялась около 7 дней. Весь руководящий состав и ведущие ИТ-специалисты работали посменно в режиме 24 часа в сутки. И каждый час выдавались сводки заинтересованным руководителям и специалистам, включая и компанию DIRECTUM», - отметил заместитель начальника управления ПУ «СургутАСУнефть» Игорь Вагин.

Заместитель начальника управления ПУ «СургутАСУнефть» Игорь Вагин

У любого крупного промышленного предприятия особое место в ИТ-инфраструктуре занимают системы класса ERP. Интеграция DIRECTUM с автоматизированными системами управления производственными, финансовыми, кадровыми процессами в рамках ЕИС ОАО «Сургутнефтегаз» обеспечила реальное снижение затрат и рисков расхождений при работе с документами.

«В нашей компании переплетаются сотни бизнес-процессов, немалая часть которых автоматизирована. Нам необходимо было построить управление документами через ЕСМ-систему таким образом, чтобы обеспечить единые принципы обработки документов по различным направлениям деятельности, создать единое информационное поле с другими крупными системами компании, централизованно управлять изменениями программного обеспечения, справочными данными, полномочиями пользователей», - рассказал начальник отдела разработки и внедрения информационных технологий в документообороте Управления делами ОАО «Сургутнефтегаз» Алексей Ардамин.

Начальник отдела разработки и внедрения информационных технологий в документообороте
Управления делами ОАО «Сургутнефтегаз» Алексей Ардамин

Количество реализованных интеграционных решений – 15 - уникально для систем ECM-класса и ранее не имело аналогов. DIRECTUM взаимодействует с такими продуктами, как SAP HANA, SAP RWD, SAP HR, SAP BO, SAP CD, SAP IDM, SAP MDM, SAP R3, SAP PPM, Microsoft System Center Operations Manager, «Учет ПИР», решения ABBYY.

Примеры интеграционных решений, реализованных в ОАО «Сургутнефтегаз»

Интеграция DIRECTUM с техническими системами мониторинга инфраструктуры и системами поддержки пользователей обеспечила бесперебойную работу большого числа единовременно работающих пользователей, а также гарантировала успешное выполнение автоматизированных бизнес-процессов.

Итоги проекта

Благодаря интеграции DIRECTUM в ЕИС компании решены важные задачи.

В любой момент времени информация о работниках компании актуальна и доступна. Поддерживать в актуальном состоянии информацию о сотнях тысяч работников и организационной структуре компании – первоочередная задача, так как ни один процесс управления документами не может выполняться без ее использования. Актуальная организационная структура и данные по работникам позволяют регулировать правильность назначения прав доступа на документы. В режиме реального времени из системы управления персональными данными SAP HR в систему DIRECTUM синхронизируется подробная информация о персонале и рабочем расписании.

Управление полномочиями пользователей осуществляется централизованно и максимально автоматизировано. Ведение полномочий пользователей системы DIRECTUM организовано через систему SAP IdM. Логические объекты SAP IdM в системе электронного документооборота представляют собой группу пользователей с определенными правами доступа на папки организационных единиц, общие документы, определенные отчеты и сценарии, устанавливается фильтрация на справочники. Назначение полномочий пользователям в системе осуществляется в автоматическом режиме в зависимости от роли пользователя – делопроизводитель, пользователь, руководитель и в зависимости от организационного присвоения.

Контент легкодоступен. Ежедневно в системе создаются тысячи документов, только скан-копий более 6 тыс. Еще одно интеграционное решение с ABBYY Recognition Server решает задачу полнотекстового распознавания электронных документов в DIRECTUM, потому что поиск по реквизитам не всегда удобен – со временем забывается, от кого и когда документы были получены, кем созданы.

Бесперебойная работа системы в режиме 24/7. Архитектура системы DIRECTUM построена таким образом, чтобы оптимально распределить нагрузку. Поэтому службы системы, а их в ОАО «Сургутнефтегаз» порядка 30, установлены на более чем 30 серверах. В режиме реального времени ведется мониторинг состояния компонент системы в Microsoft System Center Operations Manager (SCOM). Уведомления об опасных и критичных значениях работы клиентского программного обеспечения показателей автоматически днем и ночью направляются ответственным работникам. Всего через SCOM ежеминутно выполняется мониторинг порядка 100 показателей работоспособности системы.

«Независимый 3-уровневый ИТ-ландшафт из среды разработки, тестирования и рабочей среды обеспечивает исполнение этапов техпроцесса поддержки и постоянного развития системы. Еще на начальной стадии работ специалисты DIRECTUM провели сайзинг, определив плановые показатели нагрузки и требования к аппаратной части. Перед запуском системы в опытно-промышленную эксплуатацию проводилось нагрузочное тестирование, которое имитировало максимальную нагрузку на систему и оборудование. Результаты тестирования подтвердили правильность выбранной конфигурации и способность системы выдерживать высокую нагрузку. Грамотно выстроенная архитектура с оптимальной программно-аппаратной конфигурацией и постоянный мониторинг состояния показателей «здоровья» ИТ-инфраструктуры в Microsoft SCOM обеспечивают надежную круглосуточную работу системы DIRECTUM. Это позволяет принимать решения о дальнейшем развитии функциональности и масштаба системы, в том числе уверенно выполнять плановые работы по обновлению версий прикладного и системного программного обеспечения», - говорит заместитель начальника отдела внедрения СВТ, АСУ и ТК технического управления ОАО «Сургутнефтегаз» Александр Шумцов.

Заместитель начальника отдела внедрения СВТ, АСУ и ТК
технического управления ОАО «Сургутнефтегаз» Александр Шумцов

На текущий момент DIRECTUM охватывает не только делопроизводство, но и не типичные для ECM-систем процессы, например, управление проектно-сметной документацией (ПСД). В ее согласовании принимают участие как минимум три стороны: структурное подразделение «Сургутнефтегаза», проектный институт «СургутНИПИнефть» и Аппарат управления. Готовый пакет ПСД распечатывался как минимум в 3 экземплярах, и дальнейшее согласование также происходило на бумаге. В силу территориальной распределенности участников все процессы затягивались. DIRECTUM же уменьшает время на создание типовых документов и согласование, полностью исключает потерю документов. Организовано единое структурированное хранилище ПСД, при необходимости пользователи за несколько секунд найдут по уникальным атрибутам необходимые экземпляры.

Выстроить эффективную работу с кадровыми документами также помогла ECM-система. Кроме ускорения процессов, пользователи получили единую классификацию документов и удобный механизм работы с ними. Обеспечена безопасность данных за счет разграничения прав доступа и соблюдены все требования, предъявляемые к работе с конфиденциальной информацией.

По результатам проведенных работ создана уникальная система управления документами ОАО «Сургутнефтегаз», в потенциале способная обеспечить совместную работу более 20 тыс. сотрудников компании. Масштаб проекта не только в достигнутых технических и технологических показателях, но и в затраченных ресурсах – над проектом работали порядка 60 специалистов ОАО «Сургутнефтегаз», более 100 сотрудников компании DIRECTUM и 10 партнеров вендора.

Проект внедрения DIRECTUM в ОАО «Сургутнефтегаз» в цифрах

Высокий уровень внимания проекту уделен и со стороны всего руководящего состава и ведущих специалистов. «Наша компания придает большое значение сотрудничеству с российскими производителями, до 85 % покупаемых ОАО «Сургутнефтегаз» услуг приходится именно на отечественные компании. Поэтому нам особенно приятно, что в России есть производители, готовые взять на себя ответственность за такой крупный проект. Компания DIRECTUM полностью оправдала наше доверие. Особенно хочется отметить эффективность работы команды DIRECTUM – профессиональная и правильно выстроенная работа, четкое понимание наших требований, позволила достичь всех поставленных целей», - подчеркивает начальник Управления ИТ ОАО «Сургутнефтегаз» Ринат Гимранов.

Начальник Управления ИТ ОАО «Сургутнефтегаз» Ринат Гимранов

Совокупный эффект от внедрения DIRECTUM

• Время доставки документа на рассмотрение адресату сокращено с 60 часов до нескольких минут, соответственно сократилось время на рассмотрение документов и принятие решений.
• Внедренный процесс контроля исполнения поручений позволил в разы уменьшить процент неисполненных (исполненных не в срок) поручений.
• В 8 раз сократился объем документов, направляемых в бумаге.
• Риски, связанные с некорректным оформлением документа сведены на «нет» благодаря использованию более 250 шаблонов документов.

«DIRECTUM позволяет нам развивать внутренний электронный документооборот, и для этого необходимы не только внедрение и настройка системы, но и пересмотр регламентирующих документов и стандартов компании, определяющих взаимодействие между исполнителями и правила работы с документами. ECM-система значительно повышает степень защиты информации за счет использования персонального и ролевого принципа назначения прав доступа к документам, существующих механизмов идентификации и проверки подлинности пользователей, применения средств защиты от несанкционированного копирования и распространения документов», - дает оценку результатам проекта заместитель начальника Управления ИТ ОАО «Сургутнефтегаз» Лариса Лаптун.

Заместитель начальника Управления ИТ ОАО «Сургутнефтегаз» Лариса Лаптун

Напомним, что проект внедрения в ОАО «Сургутнефтегаз» был представлен на DIRECTUM Awards 2014. Сообщество и экспертный совет высоко оценили масштаб работы и разработанные решения. Этот проект стал бесспорным победителем в своей номинации и признан лучшим за всю историю проведения конкурса (см. новость раздела «Конкурс» от 18 декабря 2014 г.).

Перспективы проекта

«Проект реализован сложный, поэтому в 2015 году нам необходимо уделить особое внимание обеспечению надежной и бесперебойной работы системы. В этом направлении уже запланированы совместные с компанией DIRECTUM работы по мониторингу системы и аудиту производительности», - делится планами Лариса Лаптун.

19 мая 2015 года на конференции DOCFLOW 2015 в 11:00 в зале «Чехов» компания DIRECTUM в секции «Успешные проекты» расскажет о важных вехах данного проекта, технических и организационных особенностях внедрения, бизнес-эффекте и планах развития (см. новость раздела «DOCFLOW» от от 6 мая 2015 г.).

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, Маркетинг

Ключевые слова: Directum, конференция, конкурс, Docflow